Nederlandse medewerkers actief betrokken bij het vormgeven van de ideale werkplek

Na ruim anderhalf jaar te leven met de gevolgen van de coronapandemie, denken steeds meer werkgevers na over de ideale werkplek na corona. Medewerkers zijn in groten getale gewend geraakt aan het thuiswerken. Daarnaast verandert de functie van het kantoor. Het kantoor is niet alleen een plek om gefocust te kunnen werken; het wordt steeds meer een ontmoetingsplek als een soort clubhuis.

Daarom betrekken bijna alle Nederlandse organisaties (93%) medewerkers bij het vormgeven van de werkomgeving na corona. Op die manier blijft het kantoor een relevante functie vervullen bij de nieuwe manier van werken. Dit blijkt uit de Benchmark Facility Management van facilitair dienstverlener HEYDAY, uitgevoerd in samenwerking met onderzoeksbureau Markteffect.

Verlies van vierkante meters

Er wordt gedacht dat medewerkers, mede door de snelle acceptatie van het thuiswerken, minder vanuit kantoor gaan werken. Daardoor verwacht een overgrote meerderheid, drie op de vijf organisaties (59%), de vierkante meters aan kantoorruimte in de komende jaren af te schalen. Daarentegen verwacht 30 procent van de respondenten het aantal vierkante meters (grotendeels) te behouden. Er zijn echter ook organisaties (11%) die de vierkante meters verwachten op te schalen.

“Deze tweesplitsing zorgt hoe dan ook voor een veranderend gebruik van de kantooromgeving en daarmee ook de inzet van facilities”, vertelt Roland van Herk, Directeur HEYDAY Interim & Consultancy. “In het onderzoek van dit jaar verwachten de respondenten een daling in de bezetting van 33% ten opzichte van de bezetting voor corona. Een jaar geleden was de gedachte nog dat dat die daling op 20% zou blijven hangen. Facilitaire management organisaties zitten er daarom bovenop.”

Oog voor medewerkers

Maar liefst 93 procent van de organisaties betrekt haar medewerkers nu actief bij het vormgeven van de werkomgeving na corona. Van Herk: “Het betrekken van medewerkers is essentieel om tot de ideale werkplek na corona te komen.” Hierbij draait het om afspraken over de werk-privébalans (45%), de omgang met elkaar (42%) en het werkplekconcept (39%). Deze afspraken gaan bijvoorbeeld over wat medewerkers dienen te doen tijdens werkafspraken op kantoor, de werkstructuur en het gebruik van de vergaderruimtes.

Hoewel alle respondenten aangeven dat er afspraken worden gemaakt over het werken tijdens én na corona, blijkt uit de benchmark dat deze afspraken niet altijd betrekking hebben op de kantoorbezetting. Bij drie op de tien werkgevers (30%) is de kantoorbezetting volledig gebaseerd op vrije keuzes van medewerkers. Eén op de vijf respondenten (20%) geeft aan dat medewerkers een willekeurig aantal dagen per week naar kantoor mogen komen. Eric de Wit, Manager Vastgoed & Huisvesting bij HEYDAY: “Door duidelijke afspraken met elkaar te maken, ook over de kantoorbezetting en werkplekken, kunnen werkgevers eventuele overvolle kantoorruimtes voorkomen.”

Positief signaal

In aanloop naar de mogelijke terugkeer naar kantoor, zijn een aantal factoren van belang. Dit zijn onder meer de visie van de organisatie, de werkcultuur en de behoeften van medewerkers. Daarom is het een positief signaal dat Nederlandse organisaties hun medewerkers betrekken bij het vormgeven van een nieuwe werkomgeving. Zo vindt ook De Wit. “Het komt voor iedere organisatie neer op maatwerk, passend bij het eigen DNA. Blijf naar medewerkers luisteren en betrek ze tijdens het proces. Zo ontstaat er een unieke en ideale werkplek die iedereen motiveert én inspireert.”