Gastexpert: Overstappen naar de cloud - keuzes maken

‘One size fits all’ of toch niet?

Tekst: Melvin Anbeek, Service Delivery Manager bij Info Support.

Als eerste is het belangrijk dat je jezelf afvraagt waarom je over wilt stappen naar de cloud. Dat lijkt een simpele vraag, maar het antwoord is vaak wat lastiger. Naar de cloud gaan ‘omdat iedereen dat doet’ is natuurlijk geen argument, al wordt het wel vaak gebruikt. We beginnen daarom bij het begin. Welke mogelijkheden op het gebied van cloud zijn er? Feitelijk zijn er twee manieren om over te stappen naar de cloud.

De eerste manier is een soort ‘one size fits all’-benadering. Je plaatst hetgeen dat je lokaal hebt draaien in een commodity cloud-product; een simpele, eenvoudig beschikbare cloud-omgeving die niet per se wordt aangepast aan jouw specifieke situatie, maar voor iedere afnemer hetzelfde is. Het voordeel hiervan is dat de prijzen vaak concurrerend zijn en je transparante en vaak lagere kosten hebt voor beheer. Daarnaast zul je altijd over de laatste en beste versies beschikken en gebruik je alleen wat je nodig. Het aantal aanbieders van commodity cloud-producten is echter enorm. Omdat er niet naar jouw specifieke eisen en wensen wordt gekeken, zal je het dus moeten doen met de services en producten die zij aanbieden. Vaak is de prijs die je hiervoor betaald marktconform en laag maar wordt er door de aanbieder ook niet meegedacht met jouw specifieke cloud-strategie. Gemak is bij deze manier en keuze de belangrijkste drijfveer. Zeker als je zelf genoeg IT-kennis in huis hebt, kan de keuze voor zo’n commodity oplossing prima werken.

Bij de tweede manier plaats je niet alles zo maar klakkeloos in de cloud van een onbekende maar goedkope beheerder, maar vormt diezelfde beheerder juist ook een strategische partner. Bij deze manier biedt de cloud echt toegevoegde waarde. In principe gelden de genoemde voordelen van hierboven natuurlijk nog steeds bij deze oplossing, met het grootste verschil dat deze partner wel met je meedenkt en specifieke oplossingen op maat biedt. Als ondernemer ben jij degene met domeinkennis, de cloudpartner die je kiest heeft de IT-kennis en helpt je daardoor je business te laten groeien door middel van juiste IT-inrichting. Je besteedt in dit geval niet alleen je infrastructuur uit, maar ook een deel van je (IT)-strategie. Een goede cloudpartner kan een echte eye opener zijn en van strategische waarde omdat hij meedenkt met de business van de ondernemer. De ondernemer heeft de domeinkennis van diens vakgebied en de cloudpartner van de technische mogelijkheden. Wanneer je dit combineert, heb je een gouden combinatie en stelt het je als ondernemer in staat om betere oplossingen te kunnen bieden.

Bij het overstappen naar de cloud is de waarom-vraag dus het belangrijkst. Waarom wil je overstappen? Wil je kostenbeheersing? Wil je altijd over de laatste versies beschikken? Heb je behoefte aan iemand die met je meedenkt over de IT-infrastructuur? Wil je IT-gerelateerde zaken uit handen geven? Afhankelijk van je antwoorden op deze vragen, maak je een keuze voor een commodity cloudproduct of een strategische cloudpartner. 

Misverstanden

Naast het beantwoorden van de waarom-vraag, is het ook goed jezelf als ondernemer af te vragen wat je verwachtingen zijn. Niet zelden worden keuzes voor cloudoplossingen gebaseerd op misverstanden. Misverstanden die met een goede voorbereiding eenvoudig op te helderen zijn. Een overzicht van de belangrijkste en meest voorkomende:
 

• Goedkoper
  Om maar meteen met het grootste misverstand in huis te vallen: cloudoplossingen zijn niet per se goedkoper. Naast het afnemen van cloud-diensten, moet er namelijk ook een beheerder zijn. Veel commodity cloud-providers bieden dit beheer niet aan. En als ze het al aanbieden, is het beheer ook een commodity-product dat niet wordt afgestemd op jouw specifieke business. Verder komt het vaak voor dat als organisaties eenmaal gebruik maken van de cloud, ze sneller verschillende diensten afnemen omdat het zo makkelijk is. Ze vergeten hierbij de extra kosten die deze diensten vaak met zich meebrengen. De toegevoegde waarde hiervan is vaak prima te verantwoorden, maar de maandelijkse kosten voor de cloud zullen wel toenemen.
   
• Verantwoordelijkheid
  Ook de alom besproken Meldplicht Datalekken zorgt vaak voor onnodige verwarring. Veel ondernemers denken dat wanneer zij cloud-diensten afnemen en hun data bij een hoster onderbrengen, deze hoster verantwoordelijk is voor de eventuele gevolgen. Dit is niet zo. Je maakt als ondernemer zelf de bewuste keuze om over te stappen naar de cloud, met alle risico’s die daarbij horen. De verantwoordelijkheid voor het beheer en de beveiliging van de data blijft dus bij de ondernemer liggen. Het is daarom belangrijk dat je je bewust bent van de (data)risico’s als je gebruik gaat maken van de cloud. Een goede cloud-partner denkt hierin met je mee. Bij een aanbieder van een commodity cloud-product is dit veel minder vaak het geval en zal je zelf goed moeten uitzoeken wat de eventuele consequenties zijn.
   
• Beschikbaarheid
  Een ander misverstand over de cloud is dat het ‘altijd beschikbaar is’. Ook dit is niet waar. Waar er met software wordt gewerkt, zullen er soms ook storingen plaatsvinden en dat is overigens heel normaal. Wanneer er een storing optreedt, en het systeem ligt plat, ligt mogelijk het volledige bedrijfsproces stil. Voor de overstap naar de cloud was het nog mogelijk om de serverkast als ondernemer zelf een trap te geven. Nu ligt de oplossing van dit probleem in de handen van een externe partij. Vaak krijgt ‘de cloud’ in zijn algemeenheid de schuld, maar dat is niet terecht. De cloud werkt in feite namelijk altijd, het is de internetverbinding of de slecht gebouwde applicatie die voor de problemen zorgt. Vraag je als ondernemer daarom altijd goed af wat je afhankelijkheden zijn. Is het erg als een applicatie stuk gaat? Wat is de mogelijke invloed van een storing op het bedrijfsproces? Een strategische partner kan hierbij helpen en kijkt heel pragmatisch naar deze vraag en jouw antwoord.
   
• Back-up
  En in het geval van storingen zal de back-up een belangrijke rol spelen. Hoe vaak maak je deze back-ups? Is één keer per week voldoende of eist de data een dagelijkse back-up? Wordt er een back-up gemaakt door de cloud-provider? Of moet je het zelf maken? Ook dit is niet altijd standaard geregeld wanneer je overstapt naar de cloud. 

Overstappen naar de cloud biedt de meeste ondernemers veel voordelen. Het is echter niet allemaal goud wat er blinkt. Het belangrijkste misverstand is misschien wel dat overstappen naar de cloud weinig of minder werk betekent voor een organisatie. Hoewel je uiteindelijk natuurlijk werk uitbesteed, zal je er zelf ook veel tijd in moeten steken om de overstap tot een succes te maken. Wanneer je overstapt naar de cloud, word je gedwongen om IT voortaan mee te nemen in je bedrijfsstrategie. Voor de IT-ers onder ons is dit natuurlijk ook meteen een groot voordeel, maar als je dat als ondernemer niet bent gewend, vraagt het aanpassing. Een strategische cloud-partner zal samen met de ondernemer kijken naar de best passende oplossing. Vaak is dit niet eens per se de meest logische oplossing op IT-gebied, maar is het gevoel van de ondernemer leidend. Een goed gevoel bij de overstap naar de cloud is namelijk het allerbelangrijkste.