Waarom de relatie ondernemer-accountant zo belangrijk is

'Voor de meeste ondernemers is de boekhouding noodzakelijk kwaad en wanneer het niet verplicht zou zijn, zou men het boekhouden het liefst laten voor dat wat het is', vertelt Martin van Vliet, Principal Product Marketing bij Exact Cloud Solutions, wanneer we het met hem hebben over de relatie tussen ondernemer en accountancykantoor. 'Ik gebruik regelmatig het schoonmaken van je huis graag als metafoor. Een schoon huis is prettig, dat weet iedereen. Maar om aan die klus te beginnen, daar heeft niemand trek in. Echter, heb je de klus geklaard, dan weet je dat je het gewoon vaker moet doen. Leuk of niet leuk. En hou je het elke dag bij, dan is het minder vervelend dan wanneer je het alleen maar doet wanneer je visite verwacht. Precies datzelfde gevoel heeft de gemiddelde ondernemer bij de boekhouding', verduidelijkt Martin.

'De facturen en rekeningen stapelen zich zeer snel op. Op een gegeven moment ben je door de bomen het bos kwijt. Het boekhouden moet wel in je DNA zitten. Dat is bij de meeste ondernemers niet het geval. Die heeft er ook geen tijd voor of gaat liever netwerken of iets leuk doen met het gezin', aldus de Exact-principal. 'Daarom is de boekhouder, de accountant, onmisbaar voor de ondernemer. Die bezit het DNA wel. Belangrijk is het om met hem veel vaker contact te hebben dan alleen bij de belastingaangifte elk kwartaal of iedere maand. Dat contact moet zo snel en eenvoudig mogelijk, automatisch en gaat via de ondernemer die middels de boekhoudsoftware contact met zijn accountant in de cloud heeft. Ik geef je een voorbeeld: de ondernemer krijgt bij elke pinbetaling een bonnetje en als hij daar een fotootje van maakt via de app komt deze in de boekhouding terecht. Op een moment dat een bonnetje ontbreekt met een bedrag wat groter is dan een X bedrag, neemt de accountant via de software contact op met de ondernemer om hem op de omissie te wijzen. Wanneer dat op dezelfde dag gebeurt, dan is de kans zeer groot dat de ondernemer nog precies weet waar het bonnetje voor was en waar dat bonnetje nog is. Dat is niet meer zo eenvoudig wanneer het gaat om een bonnetje van twee maanden terug. Probeer het dan nog maar eens omhoog te halen!'

Grip op je cashflow

Toch wil jij als ondernemer niet constant aan het jasje worden getrokken over de boekhouding. Het moet allemaal zo automatisch mogelijk. Martin: 'Klopt. Daarentegen kijk je wel een paar keer per dag via je smartphone naar het saldo van je bankrekening. Logisch. Via een app van het accountantskantoor zie je hetzelfde saldo als die op je bank. Plus de inkoopfacturen die vandaag nog moeten worden betaald. En die van morgen. Daarnaast ook nog eens de openstaande verkoopfacturen die je dezelfde dag moet aanmanen, want die zijn nog niet betaald. Ook dat kan vanuit deze app. Op die manier heb je een veel betere grip op je cashflow! Je ziet precies hoe de zaken er nu voorstaan en je krijgt alvast een voorspelling voor de dag van morgen. Alles verzameld in een app. Je hebt op die manier direct contact met de accountant. Wanneer jij maar wilt en met grote regelmaat. De software daartussen heeft alleen maar de ondersteunende functie. Het helpt bij het contact tussen jou en de boekhouder.'

Het door Martin uit de doeken gedane voorbeeld en andere functies - sommigen al realiteit, aan anderen wordt nog gewerkt - komen samen in het Exact Online Mijn[Kantoor]-systeem dat de relatie tussen de ondernemer, zijn administratie en de accountant nog verder vereenvoudigd. Een prima oplossing voor bijvoorbeeld de ZZP'er, maar tevens de ondernemer met een twintigtal mensen aan personeel.

De ondernemer wil volgens Martin drie dingen van zijn accountant. Snelheid, kennis van zijn branche en data-analyse. 'Daarbij staat de snelheid op 1. Die snelheid hoeft geen negatieve invloed te hebben op de efficiency, iets waar veel accountancykantoren veel mee bezig zijn om de kosten laag te houden. Zo lang jij je software slim inzet kan snel reageren ontzettend efficiënt werken. Zowel voor ondernemer als voor de accountant', vertelt Martin. 'Niet door viermaal per dag de boekhouding en het saldo te checken, maar direct weten wanneer het wel nodig is iets na te kijken en daarop anticiperen. Dat bedoel ik met de juiste combinatie tussen snelheid en efficiency.'

Leren van je collega's

Accountants die bovenstaande al langere tijd goed en slim doen maken elk jaar kans op de Exact Cloud Award. Met je deelname laat je zien dat je een voortrekkersrol vervult in het veranderende accountancyvak. Dat jij je klanten aantoonbaar helpt met dienstverlening die hun succes vergroot. Martin: 'Dat doet ook De Jong Accountants en Adviseurs, de winnaar van 2017. Koen de Jong, directeur van dat bureau, wist precies te verwoorden waarom ze zo'n goede relatie hebben met hun klanten. Het is de kennis, het snelle schakelen en de ontzettend nauwe band met de ondernemer. Alleen met die pijlers kom je in de top 15 en win je wellicht. Een aanzienlijk aantal klanten geeft in vragenlijsten aan waarover ze tevreden zijn en waarom jouw accountancykantoor de Exact Cloud Award moet winnen.'

De top 15 van 2018 is inmiddels bekend en een gelouterde jury – met daarin onder meer Martin van Vliet en de vorige winnaar Koen de Jong – gaat de komende maanden uitpluizen welke specialist er gaat winnen. 'Ik kan je vertellen dat er afvallers bij zijn die ik niet verwacht had. De propositie was simpelweg niet goed genoeg. Je moet jezelf kunnen verkopen, net als dat je jezelf moet verkopen aan een klant tijdens een pitch', waarschuwt Martin. 'Lukt je dat, dan maak je kans op de titel of op zijn minst een plek in de top 15. En weet je wat ook zo mooi is? Je leert als accountancykantoor van je collega's, van elkaar. Je komt buiten die cocon van het eigen kantoor en je ziet wat anders kan en anders moet.'

Wil je zelf ervaren wat de voordelen zijn om samen te werken met een kantoor? Kijk op deze site. Werk makkelijk online samen met je accountant op de manier die jou uitkomt. Je hebt altijd en overal je up-to-date financiën bij de hand. Zo kan je accountant jou veel gerichter adviseren zonder langs te komen. Mede hierdoor bevelen accountants Exact al 30 jaar steevast aan.

De Exact Cloud Award-winnaar van 2017...

Zoals Martin van Vliet al vertelde werd De Jong Accountants en Adviseurs in 2017 uitgeroepen tot winnaar van de Exact Cloud Award. Hoe komt dat volgens Koen de Jong, directeur van het accountancybureau en dit jaar een van de juryleden van de award? 

'Onze werkwijze wanneer je kijkt naar de samenwerking met de klant maakt ons behoorlijk uniek. Al onze klanten zijn online gekoppeld aan een eigen dashboard-omgeving. Daardoor krijgen we elke dag weer van alle klanten hun financiële en niet-financiële gegevens binnen in het dashboard waar zowel wij als de klant zelf in terecht kunnen. Daarnaast is iedereen voorzien van klantspecifieke KPI's en managementinformatie. Zo kunnen we precies volgen hoe het met de boekhouding van de klant gesteld is. Hoe presteert men op zijn eigen KPI's? Dat houden wij voor hen perfect in de gaten. Voor ons is dat de basis om de klant van het juiste advies te voorzien.'

KPI's

Een klant wil volgens de directeur graag snel en duidelijk antwoorden hebben op vragen over KPI's als 'hoe was mijn gemiddelde omzet per klant gisteren' of 'wat was mijn gerealiseerde bruto marge, uurtarief of bezettingsgraad?'. Door middel van het dashboard heeft men direct inzage in het financiële reilen en zeilen. Koen: 'Als we iets zien wat niet helemaal klopt, kunnen we direct schakelen. We koppelen alerts aan die KPI's in de vorm van minimale en maximale waarden, dus we weten precies wanneer het tijd is om contact op te nemen met de klant.'

Tevreden klanten zijn trouwe klanten. De manier van werken van de Exact Cloud Award-winnaar bewijst die stelling voor het volle pond, toch? 'Klopt. We rekenen op een gemiddelde klantduur van 15 tot 20 jaar. Daar zetten we ook op in. weet je, de klant moet een toegevoegde waarde ervaren in de relatie die we met ze hebben. Dat doe je alleen maar door up-to-date gegevens te bieden en vaak met elkaar aan tafel te zitten waarbij de toegevoegde waarde ter sprake kan worden gebracht. Op dat moment adviseer je de klant met actuele cijfers die ook dan hun waarde hebben. Niet met cijfers van drie maanden geleden. Dat is mosterd na de maaltijd.'

Jurylid

Of Koen de Jong nu hij zelf jurylid is extra streng naar de 15 genomineerde collega's kijkt als eerdere winnaar van de Exact Cloud Award? 'Dat valt wel mee. Ik pretendeer niet alle waarheid in pacht te hebben. Ik word vooral verrast door de sprankelende en innovatieve ideeën die andere kantoren hebben. Je ziet dat vooral de jongere collega's heel erg vernieuwend in de markt staan. Daar leer ik ook van!'