Dit zijn de best practices wanneer je een Virtual Assistant inschakelt

Wanneer samenwerken met een virtual assistant

Waarom zou je willen samenwerken met een Virtual Assistant en niet een ‘gewone’ secretaresse of management assistant aannemen? Het grote voordeel van een Virtual Assistant is dat zij volledig plaats onafhankelijk werkt én extreem flexibel is qua werkuren. Doordat zij heel handig is met online tools hoeft deze afstand absoluut geen probleem te vormen. Als bedrijfseigenaar scheelt dit je ook nog eens enorm veel kosten. Je hoeft geen werkplek in te richten, je hoeft geen reiskosten te vergoeden én je betaalt niet door bij ziekte. Daarnaast betaal je alleen voor het project of de uren die zij voor je heeft gewerkt. Geen vaste loonkosten dus. 

Doordat de Virtual Assistant meestal vanuit haar thuiskantoor werkt is het ook nog eens hartstikke milieuverantwoord om een Virtual Assistant in dienst te hebben.

Als bedrijfseigenaar kunnen de werkzaamheden en acties je soms om de oren vliegen. Er is ontzettend veel te doen en soms is het lastig om daar focus in aan te brengen. Waardoor je de hele dag van alles een beetje doet maar niks écht afmaakt. Dit veroorzaakt spanning waardoor je nog harder gaat werken om maar te proberen al die acties weg te werken.  

Een Virtual Assistant kan rust in de chaos brengen. Ze creëert overzicht, zorgt ervoor dat al jouw acties geprioriteerd in een handige tool staan. Het effect hiervan is dat je als bedrijfseigenaar weer overzicht krijgt. Je hoofd komt tot rust, waardoor je je beter kunt focussen op de taken die er liggen. 

Dit zijn een aantal signalen wanneer het misschien tijd is om met een Virtual Assistant samen te werken:

• Je hebt geen overzicht meer;
• Je barst van de ideeën maar krijgt ze niet geïmplementeerd; 
• Je moet steeds vaker “nee” verkopen aan potentiële klanten; 
• De omzet ontwikkeling stagneert;

Met deze Virtual Assistant test zie je snel of het iets voor jou is.

Welke werkzaamheden kan de Virtual Assistant uitvoeren?

Start met de werkzaamheden die je het vaakst uitstelt, want dit zijn de werkzaamheden die jou de meeste energie kosten. Hoeveel wil je kwijt zijn aan je Virtual Assistant? Om je op weg te helpen hebben we een lijst van mogelijke werkzaamheden: 

• E-mail & agendabeheer; 
• Social media profielen opzetten en beheren; 
• Websitebeheer; 
• Leads nabellen; 
• Blogs schrijven; 
• SEO teksten schrijven en websiteteksten optimaliseren;
• Klantenservice; 
• Live chat service; 
• Organisatie van een evenement;
• Een leadgenerator bedenken;   
• Testimonials uitvragen bij bestaande klanten; 
• E-mailautomation programma inrichten (e-mailfunnel of nieuwsbrieven);  
• Een nieuw CRM systeem uitzoeken en na aanschaf blijven bijwerken. 

Al dit soort werkzaamheden kan een Virtual Assistant voor jouw bedrijf uitvoeren. Bepaal allereerst hoeveel je wilt besteden aan een Virtual Assistant per maand. Afhankelijk van het uurtarief bepalen jullie hoeveel uur zij in de maand voor je werkt én wat ze in die uren aan taken kan uitvoeren. 

Wat kun je beter niet uitbesteden aan een Virtual Assistant? 
Eenmalige werkzaamheden waarbij het jou meer tijd en energie kost om het aan een ander uit te leggen dan wanneer je het zelf zou doen. 

Hoe kom je aan een Virtual Assistant?

Op het moment dat je wilt gaan zoeken naar een Virtual Assistant kun je natuurlijk gaan zoeken op Google. Een andere optie is om op LinkedIn te zoeken. Ook kun je in Facebook groepen die gericht zijn op Virtual Assistants, een oproep plaatsen. Een andere optie is om Shift Office Support in te schakelen, zij hebben inmiddels een team van Virtual Assistants met verschillende specialismen waar zij mee samenwerken. Op deze manier is er altijd een Virtual Assistant die bij jou past. 

Belangrijk is vooral of je een klik hebt met de Virtual Assistant. Plan daarom altijd een gesprek in face to face of via Zoom of MS Teams. Het is belangrijk dat je elkaar ziet, gaat aanvoelen of jullie een goed team kunnen worden. Juist omdat je op afstand met elkaar werkt is een klik en wederzijds vertrouwen ontzettend belangrijk. 

Als je de juiste Virtual Assistant hebt gevonden, hoe start je dan? 

Na het kennismakingsgesprek stellen jullie een opdrachtovereenkomst op. In deze overeenkomst staan alle gemaakte afspraken, uren en kosten die de Virtual Assistant in rekening mag brengen. Het is aan te raden ook een geheimhoudingsverklaring op te stellen. Gaat de Virtual Assistant ook gegevens van klanten voor je verwerken, denk er dan aan om ook een verwerkersovereenkomst op te stellen. 

Plan elke week een overleg in met elkaar. Met name in de beginperiode is het belangrijk om elkaar te leren kennen. Daarnaast moet de Virtual Assistant het bedrijf leren kennen en alle ins & outs kennen. Als bedrijfseigenaar kan het in het begin lastig zijn om werk uit handen te geven. Werk uit handen geven blijft tenslotte spannend. Begin dan met kleine opdrachten, laat de Virtual Assistant je mailbox of agenda beheren, laat haar afspraken maken of geef haar een aantal uitzoek klussen. Wanneer het vertrouwen in elkaar groeit kun je steeds meer taken aan de Virtual Assistant overlaten. 

Welke misverstanden heersen er over virtual assistants? 

Als ondernemer start je met een Virtual Assistant wanneer je heel succesvol bent. Niet waar! Heb je wel eens berekend wat jouw uurtarief is? Alles wat jij nu doet, ook al die kleine klusjes – die je zogenaamd allemaal even snel tussendoor doet – kosten tijd en energie. Die uren kun je toch beter besteden aan je business, zodat deze door blijft groeien? 

Vaak denken ondernemers: “ik verdien nog niet genoeg dus ik ga nog geen werk uitbesteden.” Maar wat nou als jij door alle tijd die je overhoudt een briljant idee uitwerkt en jouw onderneming daardoor een enorme groei doormaakt? Dan is de Virtual Assistant haar geld dubbel en dwars waard. Daardoor is ze geen kostenpost maar een waardevolle aanwinst voor jouw onderneming.