Test: Hoe digitaal fit zijn jouw medewerkers?

Tijdens de coronacrisis hebben IT-managers nieuwe, hybride manieren van werken mogelijk moeten maken. Daarmee kan in de toekomst worden doorgepakt en zelfs uitgebreid op het gebied van werk en personeel. Trendwatcher Martijn Aslander en organisatiefuturoloog Arjen Banach zien nieuwe mogelijkheden voor IT-managers in bedrijven.

Toen medewerkers massaal vanuit huis moesten werken en de technologie het zwaar te verduren kreeg, is IT onmisbaar gebleken. "Als er één ding is dat bedrijven tijdens coronacrisis hebben geleerd, dan is het wel dat mensen heel goed vanuit huis productief kunnen zijn", zegt organisatiefuturoloog Arjen Banach, graag geziene spreker op het gebied van verandering, werken en leidinggeven op afstand en werkgeluk en auteur van onder andere het recent verschenen boek ‘Remote Leiderschap’. Samen met Martijn Aslander, technologiefilosoof, professioneel lifehacker en auteur, schreef hij het e-book ‘Nieuwe kansen voor IT-managers’.

Banach noemt het thuiswerken in de coronacrisis een gedwongen experiment dat boven verwachting uitpakte. "Vrijwel niemand had dit verwacht. Veel managers dachten dat mensen thuis veel minder productief zouden zijn dan op kantoor, maar dit bleek zeer onterecht." Door deze positieve en verrassende uitslag, rijst de vraag of er meer processen zijn die, geheel tegen de verwachting in, kunnen worden veranderd en verbeterd. Zo raadt Banach onder andere aan om verder te experimenteren met bijvoorbeeld een vierdaagse werkweek. Hij gaat verder: "Er zijn al bedrijven die hier goede resultaten mee hebben behaald. IT-managers kunnen hierin het voortouw nemen. Grijp een project aan om te kijken hoe je met je team het werk op een andere manier, volgens andere randvoorwaarden kunt uitvoeren. Experimenteer."

Digitaal fit

Experimenteren is niet het enige wat moet gebeuren, meent Aslander. Hij stelt: "De meeste mensen zijn niet digitaal fit genoeg. Ze rommelen vaak maar wat aan op de computer." Informatie wordt niet goed georganiseerd, gedeeld en opgeslagen en dit kan leiden tot onnodig veel stress en vermindering van het werkplezier.

Een groot deel van het probleem zit hem wat Aslander betreft in de software en systemen die mensen op kantoor gebruiken. Aslander: "Veel medewerkers werken met mappen, submappen en documenten in Office 365. Maar dat systeem is niet meer van deze tijd omdat de hoeveelheden informatie niet langer behapbaar zijn.' Bij deze ontwikkeling hoort volgens hem een nieuwe digitale structuur waarin we informatie razendsnel van A naar B kunnen verplaatsen en kunnen oproepen wanneer we die nodig hebben.

Volgens Aslander is het ontwerpen van software die dit mogelijk maakt, een van de grootste uitdagingen voor IT-professionals in bedrijven. Maar het gebeurt al. Voorbeelden van goed werkende nieuwe gereedschappen zijn applicaties als Evernote, Onenote, Notion, Workflowy of Roam Research. "Al deze tools hebben met elkaar gemeen dat informatie heel makkelijk tevoorschijn komt en vervolgens kan worden gedeeld en verplaatst. Aan IT-managers de uitdaging om deze onder de aandacht brengen in bedrijven, zodat de productiviteit kan worden verhoogt," meent Aslander.

Niet "waar", maar “hoe"

Hoewel de discussie over werk nu vooral gaat over 'waar' medewerkers werken, moeten we deze volgens Banach verleggen naar 'hoe' het werk kan worden gedaan. "Veel medewerkers gaan nu van de ene Teams-meeting naar de andere, dat is funest voor ons brein. We kunnen ons niet zo lang focussen op een beeldscherm. Daar moeten bedrijven dus over nadenken. Managers moeten dit bespreken met hun teamleden en samen zoeken naar andere oplossingen."

De reden dat we achter lopen met deze processen is volgens Aslander: "Bedrijven hebben de afgelopen vier decennia te veel geïnvesteerd in technologie, en te weinig in informatie. Werknemers gebruiken hun computer als een veredelde typemachine, maar hebben geen idee hoe ze het écht moeten bedienen. Daardoor verliezen ze veel tijd aan bijvoorbeeld het zoeken en delen van informatie."

Digitaal werkmanifest

Volgens Aslander moeten er heldere afspraken gemaakt worden over digitalisering. "Dat kan in een digitaal werkmanifest. Bijvoorbeeld: voor korte berichten gebruiken we WhatsApp, voor langere berichten e-mail. Maar ook: wanneer werken medewerkers op afstand en wanneer ontmoeten ze elkaar in persoon? Het is aan de manager om samen met zijn medewerkers goede afspraken over te maken." Zo’n digitaal manifest kan verschillen per team of per afdeling en wordt samen met de medewerkers opgesteld. De inhoud moet duidelijk zijn en iedereen moet het eens zijn.

Tot slot

Het nieuwe, hybride werken gaat tot slot vooral over leiderschap. Banach: "Het is belangrijk dat managers tijd maken om na te denken over hoe het werk beter en anders kan. In Silicon Valley besluiten daarom steeds meer bedrijven om de vrijdagen vrij te houden van projecten en deze tijd te besteden aan innovatie. Dan maak je het écht belangrijk en kunnen er nieuwe ideeën ontstaan die verder gaan dan wel of niet thuiswerken."

Leidinggeven op afstand is de nieuwe uitdaging voor managers. Een manager moet vertrouwen hebben in zijn medewerkers, en moet faciliteren en begeleiden in plaats van controleren. Banach; "Maar hij of zij moet ook kwetsbaar durven zijn en het eigen functioneren ter discussie durven stellen. Zeker in een omgeving met veel IT-medewerkers. Over het algemeen is deze groep namelijk minder extravert. Niet alle IT-ers durven makkelijk te zeggen of het wel of niet goed gaat op hun werk. Dat doen ze alleen als hun leidinggevende zelf ook open is."  

T-MOBILE BIEDT NIEUWE KANSEN VOOR IT-MANAGERS

Focus niet op 'waar' mensen het best kunnen werken, maar op 'hoe'. En vergroot hun digitale fitheid.

Als er één ding is dat de coronacrisis bedrijven heeft geleerd dan is het wel dat het werk anders kan worden ingericht dan we tot nu toe gewend waren. Thuiswerken bleek wat dat betreft een geslaagd experiment. Toch moeten bedrijven zich niet focussen op waar hun mensen het best kunnen werken, maar hoe. Martijn Aslander en Arjen Banach werkten samen aan het boek Nieuwe kansen voor IT-manager, waarin deze en andere vraagstukken aan de oorde komen en problemen worden getackeld met oplossingen.