Succesvol hybride werken: Waarom het people-first kantoor de sleutel is tot het succes

De hybride werkplek is niet langer het onderwerp van analisten. Het is een wereldwijd fenomeen dat nu plaatsvindt in kantoren over de hele wereld. Onderzoek van Poly toont aan dat de meerderheid van de organisaties van plan is hun kantoren opnieuw in te richten om nieuwe manieren van werken te ondersteunen. Maar hoe succesvol werkgevers deze omgevingen transformeren kan wel eens bepalend zijn voor hun zakelijk succes op de lange termijn.

Natuurlijk is het belangrijk dat werkgevers ervoor zorgen dat productiviteitswinst niet ten koste gaat van het welzijn van de werknemers; dat de gelijkheid van vergaderen gehandhaafd blijft, of het personeel nu thuis of op kantoor is. En dat een positieve samenwerkingscultuur kan worden gekoesterd ondanks de verschuiving naar werken op afstand. Kortom, werkgevers moeten hun mensen, ruimtes en technologie opnieuw evalueren om zich voor te bereiden op het succes van hybride werken.

Uit een recent onderzoek van Microsoft, onder 30.000 werknemers wereldwijd, blijkt dat twee vijfde van hen momenteel overweegt te vertrekken. Juist nu, na twee jaar thuiswerken. Sommigen zullen helemaal van loopbaan veranderen. Maar velen zullen overstappen naar een werkgever met een betere balans tussen werk en privéleven en met de hulpmiddelen en ondersteuning die ze nodig hebben om hun functie effectief uit te oefenen.

Hier liggen kansen. Kansen om de slimste en beste dingen die we hebben geleerd van twee jaar hybride werken te behouden, maar ook om talent van elders aan te trekken. Als hybride werkregelingen niet aan de verwachtingen van het personeel voldoen, is dit in risico. Uit ons onderzoek blijkt dat meer dan de helft (58%) van de organisaties recentelijk te maken heeft gehad met een groot personeelsverloop en een vergelijkbaar aantal waarschuwt dat de organisatorische gevolgen enorm zijn. Organisaties zijn ook bezorgd dat een braindrain naar rivaliserende bedrijven hun groeipotentieel aantast.

Ondanks het feit dat veel werkgevers deze factoren erkennen, lijken ze niet veel meer te doen dan praten over het concept van hybride werk. Meer dan de helft denkt dat het slechts om een "opleving" gaat en dat hun kantoor na verloop van tijd weer op 100% capaciteit zal draaien. Ondertussen is bijna twee vijfde slechts op korte termijn voorbereid op hybride werken.

Productiviteit versus burn-out

De houding tegenover hybride werken is belangrijk, omdat dit uiteindelijk bepalend is voor het succes van hybride werken op de langere termijn. Productiviteit wordt door werkgevers vaak gezien als een belangrijk voordeel van tele- en hybride werken. Zoals Microsoft in zijn rapport stelt, is de "digitale intensiteit" van de gemiddelde werkdag tijdens de pandemie drastisch toegenomen. Tussen februari 2020 en februari 2021 is de tijd die aan Teams-vergaderingen wordt besteed wereldwijd met een factor van 2,5 toegenomen en zijn de vergadertijden ook langer geworden, aldus het rapport.

Achter dit soort "productiviteit" gaat echter een andere, zeer reële trend schuil: die van opgebrand personeel. Werknemers hebben nu het gevoel dat ze voortdurend verbonden zijn en dat van hen wordt verwacht dat ze beschikbaar zijn. En uit ons onderzoek blijkt dat werkgevers, ondanks het feit dat ze zich bewust zijn van dergelijke trends, traag zijn om er iets aan te doen. Slechts 38% moedigt werknemers aan om buiten werktijd niet naar werk gerelateerde e-mails te kijken en regelmatig pauzes te nemen, terwijl slechts 13% officiële processen heeft om te voorkomen dat het personeel te veel werkt.

Het mensgerichte kantoor

Wanneer werkgevers hebben geaccepteerd dat hybride werken een blijvertje is, moeten ze effectievere manieren vinden om dit te ondersteunen en tegelijkertijd de risico's van een vervagende werkcultuur en een burn-out onder het personeel te beheersen. Dat betekent dat ze de functie van het kantoor en de inrichting daarvan moeten heroverwegen. Met een people-first benadering van investeringen in technologie creëer je persona's van werknemers om beter te begrijpen hoe ruimtes en technologie door het personeel zullen worden gebruikt. Dit zal niet alleen leiden tot meer succesvolle kantoor-make-overs, maar ook helpen om gelijkheid te realiseren op vlak van vergaderen, door ervoor te zorgen dat de virtuele ervaringen van telewerkers overeenkomen met die van hun collega's die op kantoor zitten.

Experimenteren en feedback van medewerkers is belangrijk

Geen twee organisaties zijn hetzelfde, en dus zullen de plannen voor hybride werkplekken variëren. Experimenteren om te zien welk beleid en welke plannen het beste passen is een nuttige strategie, zolang organisaties eraan denken om te meten, te testen en feedback van werknemers te verzamelen. Een plan voor hybride werken kan van alles inhouden, van het creëren van meer ruimtes om te socializen en te ontspannen, tot het bouwen van meer vergaderruimtes van verschillende groottes, het introduceren van "stille zones" en het implementeren van hot desking. De kans is groot dat het plan gepaard gaat met de aanschaf door bedrijven van meer cloud- en samenwerkingssoftware en headsets, camera's en vergaderapparatuur van enterprisekwaliteit.