Yokoy helpt bedrijven uitgavenbeheer op ‘autopilot’ te zetten

Uit recent onderzoek blijkt dat veel finance-professionals weten dat ze een digitaliseringsslag moeten maken. Het onderzoek stelt dat met name uitgavenbeheer in 2022 hoog op de agenda moet staan. Zeker nu het er op begint te lijken dat veel werknemers de voorkeur geven aan hybride werken, kan dat het effectief beheren van uitgaven lastig maken.

Reden voor ons om in gesprek te gaan met Lars Mangelsdorf, de Nederlands-Zwitserse Chief Customer Officer bij Yokoy, en tevens een van de vijf medeoprichters. Yokoy biedt namelijk een oplossing voor datgene waar elk bedrijf tegenaan loopt, ongeacht de branche waarin ze actief zijn: het effectief beheren van uitgaven, creditcardtransacties en facturering.

Wat is Yokoy?

Yokoy is de toonaangevende spend management-oplossing waarin alle uitgaande betalingen van een bedrijf worden samengebracht. Voorbeelden van zulke betalingen zijn onkosten van werknemers, facturen van leveranciers, maar bijvoorbeeld ook betalingen met creditcards. Wij brengen dat allemaal samen met behulp van een digitaal platform dat gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie (AI).

Bedrijven besteden momenteel gemiddeld 60 dollar voor elke uitgave die door hun bestaande handmatige en verouderde workflows loopt. Deze kosten kunnen met 50 procent worden verlaagd als arbeidsintensieve processen worden geautomatiseerd en zelfs met meer dan 90 procent als AI wordt gecombineerd met geautomatiseerde verwerking en API-integraties. Bij Yokoy willen we het uitgavenbeheer efficiënter maken zodat financiële teams meer tijd hebben voor andere taken. We richten ons hierbij op de middelgrote tot grote organisaties, dus bedrijven die zo’n 200 tot 5000 werknemers hebben.

Waarom juist dat soort bedrijven en niet de kleinere mkb-bedrijven?

Bij Yokoy hebben we een groot ecosysteem aan integraties. Zo bieden we integraties met meer dan 50 systemen, waaronder SAP-systemen, Microsoft Dynamics, en nog veel meer. Daarnaast kunnen we binnen Yokoy alle entiteiten die een bedrijf heeft stroomlijnen. Stel je voor dat je een bedrijf hebt dat in vijf landen actief is en per land twee vestigingen heeft. Dan is de kans groot dat al die locaties verschillende systemen gebruiken.

Yokoy zorgt ervoor dat die systemen toch kunnen samenwerken zodat alle verschillende facturen die per locatie binnenkomen en alle uitgaven die per locatie worden gemaakt, eenvoudig worden goedgekeurd. Dus als mijn leidinggevende in Amsterdam zit, kan hij nog steeds al mijn uitgaven goedkeuren, ook al gebruik ik zelf een ander systeem in Zwitserland. Dat is eigenlijk de reden waarom we ons op dergelijke bedrijven richten, omdat we daar de meeste waarde kunnen creëren met de software en oplossingen die we aanbieden. Een bedrijf als Heineken zou bijvoorbeeld heel goed in ons portfolio passen.

Kan je uitleggen waarom uitgavenbeheer zo geschikt is om te automatiseren?

Ja, dat kan ik zeker! Toen wij in 2019 begonnen, was uitgavenbeheer voor veel bedrijven geen belangrijk thema. Iedereen had het over ‘T & E’, travel en expenses. Maar toen het coronavirus zich verspreidde, verdween de T, maar de E bleef. Iedereen had nog steeds uitgaven, maar die waren niet gerelateerd aan reizen. Mensen gingen vanuit huis werken en moesten daarvoor een goede stoel, toetsenbord of software kopen om op afstand te kunnen samenwerken met collega’s. Er waren dus nog steeds veel uitgaven, en dat is het moment waarop steeds meer organisaties begonnen na te denken over hoe ze deze uitgaven beter konden beheren.

Als we kijken naar waar we nu staan, is reizen weliswaar terug, maar we zitten nog steeds in een hybride situatie waarin mensen zowel op kantoor als thuis werken. En veel mensen geven hier ook de voorkeur aan omdat het coronavirus heeft laten zien dat dat ook werkt. Bovendien is de jongere generatie die momenteel de arbeidsmarkt betreedt, flexibeler wat betreft de tools en hardware waarmee ze willen werken. De aanschaf van kantoorbenodigdheden gebeurt niet meer centraal, maar bedrijven hanteren een uitgavenbeleid waarbij medewerkers spullen kunnen kopen die ze nodig hebben.

Je gaf al aan dat corona een grote impact heeft gehad op de sector, kun je er nog een noemen?

Een trend die we veel zien is ‘smart payment’. Als je denkt aan traditionele creditcards, kunnen die zorgen voor veel frustratie. Zo heb ik sinds kort een nieuwe telefoon en wilde ik mijn creditcard koppelen. Maar in plaats van dat ik dat volledig digitaal kan afhandelen, stuurt de bank eerst een brief naar mijn huis met daarin een verificatiecode. Die code moet ik vervolgens ergens online weer invoeren voordat de kaart is geactiveerd. Dit is een tijdrovend en veel te omslachtig proces.

Traditionele creditcards zijn ook totaal niet flexibel. Je kunt geen limiet instellen of bepalen dat de creditcard alleen voor bepaalde zaken kan worden gebruikt. Dit betekent dat je je kaart eigenlijk voor alles kunt gebruiken, zelfs om te gokken in een casino. Dat is de reden waarom de meeste bedrijven dit soort kaarten niet aan hun werknemers geven. Maar tegenwoordig is het mogelijk om in slechts een paar minuten virtuele debetkaarten te regelen voor werknemers. En met de software van Yokoy kunnen eenvoudig limieten voor die kaarten worden ingesteld.

Een voorbeeld: je reist van Amsterdam naar Zwitserland om het Yokoy-team te ontmoeten. In plaats van dat je moet bijhouden welke kosten je hebt gemaakt en of dat etentje nou wel of niet wordt vergoed, kan je baas je tegenwoordig een virtuele debetkaart meegeven die twee weken geldig is en een bestedingslimiet van 1000 euro heeft. Nee wacht, laten we er 1500 euro van maken, Zwitserland is namelijk behoorlijk duur.

Is jullie AI-systeem betrouwbaar? Maakt het systeem ook fouten waardoor bonnetjes verkeerd worden gelezen?

AI-modellen zullen nooit 100 procent accuraat zijn. Er zullen altijd randgevallen zijn die je niet kunt automatiseren. Uitgavenbeheer kan dan ook nooit volledig worden geautomatiseerd. Maar wat wij doen is die gevallen identificeren waarvan wij weten dat ze voldoen aan het uitgavenbeleid en deze automatisch laten goedkeuren.

Dit zorgt ervoor dat men alleen tijd kwijt is aan de randgevallen waarvan wij weten dat ze mogelijk frauduleus zijn of buiten het uitgavenbeleid vallen. We streven ernaar zo’n 80 tot 90 procent van het uitgavenbeheer te automatiseren. Dit is aan de bovenkant van het spectrum, aangezien onze concurrenten in staat zijn om 50 procent tot 60 procent te automatiseren.

Jullie hebben onlangs een nieuw kantoor geopend in Amsterdam, waarom hebben jullie voor Nederland gekozen?

Omdat ik Nederlands ben natuurlijk! Nee, ik maak een grapje. Er zijn meerdere redenen om voor Amsterdam te kiezen en één daarvan is het aanwezige talent. Vergeleken met Zwitserland is het expat-ecosysteem in Nederland veel dynamischer. We wilden een hub creëren van waaruit we de meeste Europese landen kunnen bedienen. Je kunt in Amsterdam makkelijker mensen vinden die Spaans, Frans of Italiaans spreken die onze klanten in die landen weer van dienst kunnen zijn. Amsterdam is ook strategisch gelegen, vanaf elk willekeurig vliegveld land je binnen enkele uren op Schiphol.

Daarnaast is de Benelux-markt al relatief ver ontwikkeld op technologisch gebied, wat het voor ons erg interessant maakt. Zo hebben we al veel geweldige talenten kunnen aantrekken in de regio. Maar ook veel bedrijven in de regio passen goed binnen ons profiel. Vergeleken met bijvoorbeeld Duitsland zijn de meeste Nederlandse bedrijven al relatief ver op het gebied van digitalisering, en wij kunnen hen daarbij nog een stapje verder helpen.

Zijn er easy wins als het gaat om uitgavenbeheer?

Een easy win is voor elk bedrijf weer anders en hangt af van de situatie en de beweegredenen van bedrijven om zich met dit onderwerp bezig te houden. Ik denk dat het verstrekken van zakelijke creditcards voor alle werknemers een easy win zou zijn.

Waarom is dat een easy win? Het kost niets extra, maar heeft een enorm positieve impact op de tevredenheid en het vertrouwen van de werknemers. Het is bovendien een supersnel proces, zeker vergeleken met traditionele creditcards van traditionele banken.

Waar zie je Yokoy over vijf jaar?

Waar ik heel enthousiast over ben, is dat we nog maar sinds kort bezig zijn met een geheel nieuwe wereld van smart payment. Tegelijkertijd hebben we nog steeds die oude wereld met papieren bonnetjes en facturen die via allerlei verschillende platforms worden verwerkt.

De tijd zal komen dat er geen facturen of bonnetjes meer zullen zijn. We zullen virtuele kaarten gebruiken om te betalen en het bonnetje zal automatisch worden verwerkt.

Maar we zijn nog niet op dat punt, daarvoor moeten we eerst nog wel een paar stappen zetten. Kijk maar waar we nu zijn, we krijgen bijna overal nog een papieren bonnetje. Maar dat zal veranderen, en dat is waar Yokoy een rol kan spelen. Wij weten welke richting de sector inslaat en hebben onderzoekers die deze trends bestuderen. Belangrijker nog is dat we klaar zullen staan om deze veranderingen mogelijk te maken.

Over Lars Mangelsdorf

Lars Mangelsdorf is mede-oprichter en Chief Customer Officer van de Zwitserse FinTech scale-up, Yokoy. Lars heeft als Senior Sales Executive gewerkt bij de in Zürich gevestigde scale-up Beekeeper. Daarvoor werkte hij in business development bij verschillende internationale bedrijven. Lars werd in 2021 benoemd tot een van Forbes ‘30 onder 30’ in de Duitstalige editie.

Lees meer artikelen zoals deze in Baaz Magazine. Bekijk alle publicaties hier!