Zo werk je nóg beter samen met je supportprofessional

Auteur: Rob Rijbroek, directeur Schoevers

In allerlei sectoren en organisaties zijn ze te vinden: het duo van manager en supportprofessional. Toch ziet het duo er overal anders uit en werkt ieder duo op een unieke manier samen. Eén ding staat vast: de supportprofessional is de steun en toeverlaat van de manager. Hij of zij zorgt ervoor dat de werkdag van de manager op rolletjes verloopt én dat deze het werk goed kan doen. Niet voor niets zou bij twee op de vijf (39%) managers het werk volledig in het honderd lopen zonder supportprofessional, blijkt uit ons onderzoek.

Hoewel iedere supportprofessional zijn of haar eigen talenten inzet als rechterhand van de manager, is er wel één bekende supportprofessional waar we allemaal een beetje jaloers op kunnen zijn: Donna uit de advocatenserie Suits. Donna is de assistent van advocaat Harvey Specter. Samen vormen ze een gouden duo. In deze blog geef ik tips hoe je als manager net zo succesvol samenwerkt met je supportprofessional als Harvey dat met Donna doet.

Iedereen verdient complimenten

Supportprofessionals zijn niet voor niets supportprofessionals. Ze staan liever niet in de schijnwerpers. Sterker nog, ze staan in hun kracht als rechterhand van een manager. Het is hun talent om meerdere ballen in de lucht te houden, te netwerken binnen én buiten de organisatie en tot in de details op de hoogte te zijn van wat er speelt. Dat is namelijk precies de informatie die ze nodig hebben om de rechterhand te zijn van hun manager. Laat zien hoe belangrijk je supportprofessional is, door hem of haar bij belangrijke zaken te betrekken. Daarnaast is het goed om regelmatig je waardering uit te spreken, want ook supportprofessionals willen dat af en toe horen. Harvey weet dat als geen ander. Hoewel Donna hem bijna nooit laat uitpraten als het om het uitspreken van waardering gaat, doet hij dat wel.

De werkelijkheid is dat lang niet alle supportprofessionals deze waardering ontvangen. De helft (52%) van de managers vindt dat het vak van supportprofessionals over het algemeen ondergewaardeerd wordt. Meer waardering uitspreken naar supportprofessionals is wat mij betreft de eerste stap om een gouden duo te worden. Ieder mens bloeit op van complimenten en waardering en voor supportprofessionals geldt dat niet minder. Tijd om daar verandering in te brengen.

Vertrouw op de krachten van je supportprofessional

Zoals ik al noemde, staan supportprofessionals in hun kracht als rechterhand van de manager. Hierbij is één ding heel belangrijk: vertrouwen. Gelukkig zit het met het vertrouwen wel goed. Drie op de vijf (59%) managers vertrouwt zijn of haar supportprofessional blind. Dit zorgt ervoor dat supportprofessionals de ruimte hebben om hun werkzaamheden naar eigen inzicht uit te voeren. Iedere supportprofessional heeft eigen talenten en manieren om managers optimaal te ondersteunen. Kijk maar naar Donna. Zij zoekt soms flink de grenzen op om Harvey uit benauwde situaties te halen. Hoewel Harvey hier altijd zenuwachtig van wordt, pakt het altijd goed uit. Donna weet nu eenmaal hoe ze dingen geregeld moet krijgen.

Een digitaal half woord

Elkaar door en door kennen is een belangrijke voorwaarde om een gouden duo te vormen. De helft (49%) van de managers geeft aan dat dit het geval is. Het zorgt er uiteindelijk zelfs voor dat meer dan de helft (59%) van de duo’s aan een half woord genoeg heeft. Hierdoor weet de supportprofessional direct hoe de pet van de manager ernaar staat als hij of zij het kantoor binnenkomt.

Je voelt hem al aankomen: met de komst van hybride werken wordt dit allemaal complexer. Iemands stemming aanvoelen, gaat een stuk lastiger als er een beeldscherm tussen zit. Als je veel op afstand werkt, zorg er dan voor dat je in contact blijft met elkaar. Allereerst door elkaar regelmatig te zien, maar ook door duidelijk communicatie. Als je fysiek niet in dezelfde ruimte bent, heb je nu eenmaal woorden nodig om elkaar aan te voelen. Door de connectie met je supportprofessional op deze manier te behouden, weet je zeker dat hij of zij alsnog precies weet wat je nodig hebt. En dan bedoel ik niet een kop koffie, maar het verzetten van afspraken of het voorbereiden van een belangrijke presentatie. Ook digitaal kun je aan een half woord genoeg hebben, maar dan moet dat halve woord wel actief gecommuniceerd worden.

Gouden randje

Veel duo’s werken al erg goed samen, of het nu kort of lang is. Vertrouwen en waardering vormen hierin de basis. Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar het onderzoek laat zien dat er zeker op het gebied van waardering nog stappen te zetten zijn. Dus wil je nóg beter samenwerken met je supportprofessional? Ga ermee aan de slag en voor je het weet is jullie samenwerking één met een gouden randje.