Tips voor een kloppende urenregistratie

De urenregistratie wordt vaak naar de onderzijde van het to-do-lijstje verplaatst, terwijl het toch een essentieel onderdeel van een succesvolle bedrijfsvoering is. Wil je weten op welke manier een kloppende urenregistratie een belangrijke bijdrage levert aan je organisatie en hoe die je geld en tijd kan besparen? We geven je een aantal bruikbare tips.

Dagelijks bijhouden van uren

Wanneer je de gewerkte uren van het personeel niet dagelijks bijhoudt, maar pas (veel) later invoert, kan dit leiden tot een verkeerde inschatting van het aantal gewerkte uren. Vervolgens stemmen andere onderdelen van je bedrijf hun activiteiten, bijvoorbeeld het maken van de planning en het opstellen van offertes, af op het – verkeerde – aantal gedraaide uren. Een onnauwkeurige urenregistratie kan dan leiden tot verkeerde conclusies met nadelige gevolgen.

Voorkom onterechte uitbetaling en onjuiste facturering

Bij onnauwkeurige urenregistratie wordt het aantal gewerkte uren nadien vaak te hoog ingeschat, met als gevolg het onterecht uitbetalen van overuren. Ook kan door het uitgaan van foutieve informatie uit de urenregistratie een te hoog aantal uren worden gefactureerd aan klanten, wat zeer onwenselijk is en vervelende gevolgen kan hebben. Om een onnauwkeurige urenregistratie te voorkomen kun je gebruik maken van slimme software. Deze software stelt je personeel in de gelegenheid de gewerkte uren real-time vast te leggen, bijvoorbeeld aan het einde van elke dag of door het gebruik van een timer. De implementatie van de slimme software binnen je organisatie is laagdrempelig.

Correcte productiviteitsmeting en bijsturing indien nodig

Als je kloppende data uit de urenregistratie tot je beschikking hebt, kun je je onderneming (bij)sturen op basis van accurate productiviteitsmetingen. De data stelt je o.a. in staat om te zien of je op schema ligt voor een bepaalde deadline en om twee of meerdere projecten met elkaar te vergelijken. Met de verkregen informatie kun je indien nodig maatregelen treffen en proactief bijsturen. Het dagelijks registreren van uren bespaart je uiteindelijk een groot aantal uren en veel geld.

De voordelen van een nauwkeurige urenverantwoording

Een kloppende urenverantwoording geeft je rust, maar er zijn meer voordelen. Het goed bijhouden van de uren maakt het eenvoudiger om verschillende rapportages op te stellen. Hierbij valt te denken aan rapportages over teamleden, taken of projecten, met daarin exact omschreven wie een bepaalde taak heeft uitgevoerd en hoe lang dat heeft geduurd. Dat is praktisch voor gebruik bij interne beoordelingen, maar ook voor stakeholders en klanten die om een urenspecificatie vragen.

Het urencriterium en belastingvoordeel

Bijna niemand vindt urenregistratie leuk, maar je kunt er nóg een voordeel mee behalen. Het urencriterium is het minimaal aantal uren dat gedraaid moet worden, wil je in aanmerking komen voor verschillende belastingvoordelen. Het criterium ligt op 1225 uren per kalenderjaar, wat ongeveer 24 uur per week is. Alle uren die je naast het verrichten van de bedrijfswerkzaamheden maakt voor je onderneming, bijvoorbeeld trainingen, de administratie en dus ook de tijd die je stopt in de urenregistratie, mag je meetellen voor het behalen van het urencriterium. De enige voorwaarde die hier aan verbonden is, is dat je aannemelijk moet maken dat de gemaakte uren in verhouding staan tot de verrichte activiteiten. Voldoe je aan het urencriterium? Dan mag je startersaftrek en zelfstandigenaftrek toepassen.