Zonder medewerkers geen succesvolle digitale transformatie: zo maak je samen het verschil

Door: Eric Smulders, Marketing Manager bij Conclusion MBS.

Een digitale transformatie is veel meer dan slechts het implementeren van een systeem. Het stelt je in staat om businessvraagstukken beter op te lossen. Om bij te blijven als organisatie én om te voldoen aan steeds hogere verwachtingen van medewerkers en klanten, is het belangrijk dat jouw organisatie blijft innoveren. Hierin spelen digitalisering en het aanpassen van je bedrijfsstrategie een grote rol. Hoe krijg je medewerkers mee in zo’n transformatie? Waar moet je op letten? Dat lees je in deze blog.

Bepaal het digitale niveau

Een digitale transformatie is voor elke organisatie anders. Dit komt doordat iedere organisatie gebruikmaakt van andere tools, software en hardware. Daarnaast is ook de digitale volwassenheid binnen de organisatie bepalend voor de invulling van de business transformatie. Bepaal daarom wat de digitale volwassenheid binnen jouw organisatie is. Dit geeft je houvast in het vormgeven van de vervolgstappen. Om de digitale volwassenheid te bepalen is het handig om in kaart te brengen welke processen al gedigitaliseerd zijn en wat de volgende stappen zijn om dit verder uit te bouwen. Bepaal de organisatiedoelstellingen en ga daarnaast het gesprek aan met medewerkers. Zij zijn immers degenen die werken met de tools. Door het gesprek aan te gaan, ontdek je de behoeften van medewerkers. En dat maakt het gemakkelijker om de behoeften en de organisatiedoelstellingen omtrent de digitalisering nauwkeurig op elkaar aan te laten sluiten. Uit onderzoek blijkt dat momenteel 55 procent van de IT-beslissers vindt dat hun organisatie nog veel stappen te zetten heeft in de digitale transformatie. Reden genoeg dus om jouw situatie eens in kaart te brengen.

Het effect van een digitale transformatie

Vaak ligt bij het digitaliseren en automatiseren van processen de focus op de business. Er wordt verondersteld dat de impact daar het grootst is. Een digitale transformatie heeft echter ook veel impact op medewerkers, in positieve zin. Eén van de voordelen is bijvoorbeeld dat medewerkers meer tijd over houden voor hun kerntaken vanwege de hogere mate van automatisering. Digitalisering heeft impact op hun dagelijkse werkzaamheden en daarom is het goed om je medewerkers mee te nemen en te betrekken tijdens het proces. Mensen zijn namelijk graag op de hoogte van wat er speelt en vooral van wat er gaat veranderen. En zo zorg je dat zij het positieve effect ook inzien. Vertel medewerkers wat het effect is van de transformatie en hoe het hen ondersteunt in hun dagelijkse werk.

Wat medewerkers op termijn gaan merken als gevolg van de digitale transformatie, is dat je geen businesskansen meer misloopt. Iets wat in de huidige markt regelmatig voorkomt. Zo toont onderzoek aan dat 36 procent van de IT-beslissers van mening is dat hun organisatie weleens businesskansen misloopt vanwege een ontoereikende IT-omgeving. Medewerkers blijven zich graag ontwikkelen en door meer te automatiseren ontstaat er bij medewerkers meer tijd en ruimte. Daarnaast geef je hun de kans om aan de slag te gaan met potentiële businesskansen, iets wat nu te vaak achterblijft. Het is hierbij belangrijk om businessprocessen en -tools goed op elkaar aan te laten sluiten. Zo komt het voor dat ERP- en CRM-systemen functioneren als losse systemen; ze zijn van elkaar gescheiden. Door de verschillende databronnen te ontsluiten en te integreren in één dataplatform, zorg je ervoor dat medewerkers gemakkelijker en sneller gegevens kunnen opzoeken. Door medewerkers op dit soort manieren in hun werkzaamheden te ondersteunen met de juiste IT-middelen, zorg je ervoor dat ze minder tijd kwijt zijn aan repeterende taken. Zo blijft er meer tijd over voor kerntaken en potentiële businesskansen, verhoog je de werktevredenheid en maak je écht samen het verschil.

Betrek de medewerkers

Omdat het digitaliseren van processen veel impact heeft op de medewerkers mogen we niet uit het oog verliezen dat sommige medewerkers minder gemakkelijk met deze veranderingen omgaan. Daarnaast onderschatten organisaties vaak de impact ervan op de medewerkers. Medewerkers zijn gewend om op een bepaalde manier te werken en dit verandert. Het gaat hier dus eigenlijk meer om een mentale verandering. Gun je medewerkers daarom de tijd om te wennen aan deze verandering. Wat hierbij kan helpen is het organiseren van een maandelijkse bijeenkomst waarin je de voortgang van de transformatie doorneemt. Zo weet iedereen wat er gebeurt, wat er van hen verwacht wordt, neem je onduidelijkheden weg en voelt iedereen zich betrokken bij het proces. Hierdoor maak je het echt een gezamenlijk proces.

Een grote digitale stap vooruit

Een digitale transformatie vergt veel van je medewerkers en niet iedereen gaat hier even makkelijk mee om. Zorg daarom voor betrokkenheid onder medewerkers en open en transparante communicatie. Geef daarnaast duidelijkheid over de meerwaarde van het automatiseren en optimaliseren van processen. Zo maak je van een digitale transformatie een gezamenlijk proces, zorg je ervoor dat medewerkers sneller en efficiënter werken wat weer een positief effect heeft op het organisatiesucces en stoom je daarnaast je organisatie klaar voor een digitale toekomst.

Eric Smulders, Marketing Manager bij Conclusion MBS