Nederlandse werknemers lopen jaarlijks ruim 328 miljoen euro mis door het niet indienen van declaraties

Dit blijkt uit een onderzoek van fintechbedrijf Pleo met Direct Research onder 1.042 Nederlandse werknemers. Gemiddeld wordt 83,30 euro per persoon aan onkosten niet teruggevraagd aan de werkgever. Jongeren tot 35 jaar laten niet alleen het meeste geld liggen, maar worden ook gevraagd het meest voor te schieten.

1 op de 5 werknemers bang om als te krenterig te worden gezien 

Nederlandse werknemers moeten gemiddeld maar liefst 1237,20 euro per jaar voorschieten, maar niet iedereen is even secuur in het terugvragen van dit geld. Ruim 1 op de 5 werknemers (22%) geeft aan het declareren van lage bedragen te vermijden uit angst om als krenterig te worden gezien. Andere veelgenoemde redenen zijn de drukte op het werk (20%) of een kwijtgeraakt bonnetje of declaratieformulier (20%).

Declareren is voor 22% de grootste ergernis op de werkvloer. Zo worden declaraties niet altijd ingediend vanwege het moeizame proces. De grootste ergernis onder de ondervraagden is het correct en volledig invullen van declaratieformulieren (39%). Daarnaast wordt ook het verzamelen van papieren bonnetjes als hinderlijk ervaren (24%). De oorzaak van dit misgelopen geld ligt niet aan de uitleg van de werkgever, want 2 op de 3 werknemers laat weten voldoende uitleg te krijgen over het indienen van declaraties. 

Jongeren lopen het meeste geld mis door problemen met declaraties

Het declareren van onkosten blijkt voornamelijk een probleem onder werknemers tussen de 18 en 35 jaar. Op jaarbasis zegt deze groep gemiddeld 191,70 euro niet te hebben teruggevraagd per jaar. Dit is een significant verschil in vergelijking met werknemers in de categorie 35-50 jaar (80,30 euro per jaar) en werknemers ouder dan 50 jaar (42,60 euro). Tegelijkertijd worden zij gevraagd om het meest voor te schieten ten opzichte van de oudere leeftijdsgroepen. Terwijl 50+ers slechts 72,70 euro per maand moeten voorschieten, is dat voor de groep werknemers tot 35 jaar maar liefst 194,20 euro. 

De jongste groep werknemers scoort op alle eerder genoemde redenen om niet te declareren hoger dan gemiddeld. Drukte op werk (30%), het kwijtraken van een bonnetje of declaratieformulier (26%) en de angst voor krenterig gedrag (32%) zijn de belangrijkste redenen. Dit is zorgelijk, want de groep werknemers 18 - 35 jaar geeft ook aan stress te krijgen van het voorschieten, omdat ze bang zijn dat ze hun eigen rekeningen niet kunnen betalen (30%). Ook geeft bijna 1 op de 3 werknemers in deze groep aan wel eens geld van een spaarrekening of een andere betaalrekening te moeten halen, omdat ze geregeld moeten voorschieten. 37% van deze respondenten tussen de 18 en 35 jaar vindt geld voorschieten voor de werkgever dan ook niet meer van deze tijd.   

Eilika Regenbrecht, country lead Nederland bij Pleo: “Ik wist wel dat Nederlandse werknemers veel geld mislopen door het niet indienen van declaraties, maar ik ben toch geschrokken van de cijfers. Het is extra zorgelijk dat de jongere en financieel meest kwetsbare doelgroep het hardst wordt getroffen. Niet alleen verdienen zij relatief gezien het minst, maar ook worden zij gevraagd het meest voor te schieten. Het is frustrerend dat werknemers zoveel geld mislopen, omdat dit echt onnodig is. Met een slim declaratiesysteem hoef je geen geld meer voor te schieten en voor de zeldzame keren dat dit toch een keer moet, krijgen ze direct hun geld terug.” 

Niet alleen voor werknemers levert dit voordelen op, maar ook voor werkgevers. “Missende bonnetjes betekent ook dat je geen BTW kunt terugvragen als werkgever bijvoorbeeld. Daarnaast helpt een efficiënt declaratiesysteem in een beter inzicht in daadwerkelijke bedrijfsuitgaven, waardoor je veel slimmere bedrijfsbeslissingen kunt maken en plannen.”