Hoe controleer je dat werknemers op afstand de regels naleven?

Door Mark-Peter Mansveld, Vice President, Northern Europe, Middle East & Israel bij Proofpoint

Zolang hybride werken van kracht is en via verschillende kanalen plaatsvindt, zal de naleving van online communicatiebeleid en het bewaken en archiveren van dit alles, zeker een punt van zorg zijn. Medewerkers productief houden is bij compliance monitoring in een remote-first omgeving, van groot belang. De volgende zes stappen maken het controleren of het personeel op afstand regels naleven simpeler en makkelijker. 

Stap 1: implementeer een algemeen online communicatiebeleid

Zorg, tijdens het naleven van een online communicatiebeleid, voor een solide en algemeen beleid met daarin:

• Duidelijke gedragsregels voor medewerkers
• Welke kanalen gebruikt worden
• Omschrijving van de toegestane online communicatiemiddelen

Verder is het van belang dat het beleid aangeeft hoe het bedrijf de online communicatie controleert en archiveert en wat de gevolgen zijn als medewerkers dit niet naleven. 

Stap 2: zorg voor training over het beleid en de voorschriften 

Zorg, na het invoeren van het beleid, dat al het personeel weet én begrijpt wat er van hen wordt verwacht. Bied bijvoorbeeld trainingen, online cursussen en andere vormen van coaching aan. Regelmatige herinneringen over het beleid en eventuele wijzigingen als de regelgeving verandert, werken in de praktijk ook goed. 

Stap 3: monitor online communicatie met effectieve technologie

Het controleren van de online communicatie met de juiste technologie is voor remote-werkers belangrijker dan ooit. Bedenk daarom goed welke hulpmiddelen nodig zijn om elk kanaal wat medewerkers gebruiken, in te dekken. Een aantal belangrijke eisen hiervoor zijn:

• Archiveren van online communicatie
• Bewaken van instant messaging
• Opnemen van videogesprekken

Deze tools moeten de online communicatie vastleggen op een manier die voldoet aan de wettelijke voorschriften. Ze ondersteunen ook bij het opsporen van nalevingsproblemen nog voordat dit zich ontwikkelt tot een groter probleem. 

Stap 4: voer regelmatige audits uit

Regelmatige audits dragen bij aan het doel van de controle-instrumenten en dat medewerkers het beleid naleven. Steekproeven zorgen dat je inzichtelijk krijgt of alles wat je moet vastleggen, daadwerkelijk wordt vastgelegd en ondersteunen bij het opsporen van niet naleven van het beleid. 

AI-oplossingen die op effectieve manier steekproeven van werknemerscommunicatie nemen, helpen bij het automatiseren van belangrijke taken die lange tijd arbeidsintensief en vatbaar waren voor menselijke fouten. Deze geavanceerde oplossingen verlichten de werklast van menselijk audit- en toezichthoudend personeel met 86%. 

Stap 5: moedig het aan op potentiële nalevingsproblemen te melden

Maak de drempel voor het melden van potentiële nalevingsproblemen zo laag mogelijk. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat ze potentiële nalevingsproblemen kunnen en moeten melden. Overweeg bijvoorbeeld een hotline of een anoniem meldingssysteem wat het proces veilig en laagdrempelig maakt.

Stap 6: werk het beleid en de procedures regelmatig bij

Hou tot slot het beleid en de procedures up-to-date met de nieuwste regels en recente praktijkvoorbeelden. Evalueer het huidige beleid minstens eens per jaar, of wanneer zich een nieuwe marktontwikkeling voordoet. Betrek ook leveranciers van compliance technologie, leden van het compliance team en andere belangrijke stakeholders – zoals compliance, IT/messaging, security en juridische teams – bij het proces. 

Werken op afstand zorgt voor een hoop nieuwe uitdagingen op het gebied van compliance monitoring in de financiële sector. Vooral op het gebied van online communicatiemiddelen. Maar met dit stappenplan is het naleven van de regelgeving een stuk overzichtelijker en haalbaarder.

Lees nu ook: Waarom hybride werken wel (of niet) bij jouw organisatie past

en: Werknemerstevredenheid: Waarom een prettig kantoor een must-have is voor het MKB