EUDR van kracht in 2025: 6 tips om de deadline te halen

In november 2024 kondigde de EU een jaar uitstel aan, waardoor de inwerkingtreding van de EUDR is verschoven naar 30 december 2025 (voor kleinere bedrijven tot medio 2026). Bedrijven moeten kunnen aantonen dat hun producten niet bijdragen aan ontbossing, en lidstaten zijn verplicht boetes op te leggen bij niet-naleving. Hoewel sommige bedrijven al goed voorbereid zijn, lopen de meeste nog achter. Dit gebrek aan voorbereiding was de voornaamste reden voor het uitstel.

Inmiddels tikt de klok door: er zijn nog 330 dagen te gaan. Uit ervaring weet osapiens, specialist in ESG-softwareoplossingen, dat het implementeren van nieuwe processen en systemen vier tot zes maanden kan duren. Op basis van de expertise in het creëren van transparantie binnen de waardeketen van ruim 1.700 bedrijven, deelt osapiens zes  essentiële stappen om tijdig aan de EUDR te voldoen:

1. Schat de impact van EUDR in op jouw bedrijf

De EUDR vereist dat bedrijven alleen goederen en producten op de markt brengen die niet bijdragen aan ontbossing. Identificeer welke producten en toeleveringsketens door de verordening worden beïnvloed.

• Relevante producten: koffie, cacao, palmolie, soja, rubber, hout en vee, en afgeleide producten zoals chocolade, leer en papier.
• Rol van jouw bedrijf: analyseer of je actief bent als importeur, producent of handelaar. Elk scenario brengt specifieke verplichtingen met zich mee.

2. Breng huidige systemen en processen in kaart

Hoe wordt momenteel de benodigde data verzameld?

• Beoordeel of bestaande systemen en processen in staat zijn om alle relevante gegevens te verzamelen en verwerken.
• Stap af van handmatig gegevensbeheer en gefragmenteerde systemen om menselijke fouten te minimaliseren en efficiënt te werken.

3. Verzamel de relevante gegevens

Voor naleving van de EUDR zijn twee soorten gegevens essentieel:

• Geolocatiegegevens: hiermee bepaal je exact waar grondstoffen vandaan komen en onder welke omstandigheden ze zijn geoogst en verwerkt. Dit vormt de basis voor het beoordelen van het risico op ontbossing.
• Administratieve gegevens: certificaten, bewijstukken en documenten over de toeleveringsketen. De omvang van deze dataverzameling maakt software essentieel.  

4. Werk nauw samen met leveranciers

Sterke samenwerking is cruciaal voor naleving.

• Identificeer alle leveranciers en betrek hen vroegtijdig om informatiehiaten te dichten en naleving te waarborgen.
• Verzamel bij elke aankoop relevante gegevens voor effectief risicobeheer.
• Deel nalevingsgegevens met downstreamklanten, zoals retailers, zodat de hele keten compliant blijft.

5. Bouw robuuste due diligence-processen op

Gegevens verzamelen is niet voldoende; risico’s moeten tijdig herkend en beheerd worden.

• Ontwikkel een gestandaardiseerd proces voor risicobeoordeling binnen de keten.
• Stel een checklist op met nalevingsdocumentatie voor alle partners.
• Maak gebruik van risicobeoordelingskaders en tools, zoals de aankomende EU-benchmark voor ontbossingsrisico’s.

6. Start op tijd met de rapportagevereisten

De rapportageverplichtingen zijn complex en tijdsgevoelig.

• Maak de teams vertrouwd met de verplichte rapportageplatforms en sjablonen.
• Voer tests uit om fouten in gegevensvelden te voorkomen.
• Stel een interne tijdlijn op rapportageproblemen voor de deadline te vermijden.

Ondanks het uitstel, is nu hét moment om actie te ondernemen. Bedrijven die tijdig voorbereidingen treffen, kunnen EUDR-naleving soepel integreren in hun bedrijfsvoering. Naleving wordt zo niet alleen een verplichting, maar ook een strategische kans om bij te dragen aan een duurzame toekomst.