Gastblog: Werkt u met hard- of software?

Bij software koopt u een licentie en daarin is geregeld wat u daarmee mag doen. Bijvoorbeeld op hoeveel PC´s of laptops u het programma mag installeren. Maar ook of de software voor zakelijk of privé gebruik is of wie uiteindelijk de eigenaar is.

Gezamenlijk gebruik

Vooral voor franchise ondernemers kan dit vervelende gevolgen hebben als de Business Software Alliance (BSA) komt controleren. Bij franchisenemers gaat het om zelfstandige ondernemers die meestal een deel van hun omzet afstaan aan de franchisegever, en in ruil daarvoor van inkoopvoordeel en gemeenschappelijke marketing profiteren. Er is een gerede kans dat de verschillende franchisenemers door middel van een intranet of een gezamenlijk voorraadprogramma informatie met elkaar delen. Daarnaast zal er software zijn, die bij de franchisenemer lokaal draait, zoals een boekhoudpakket of een Office-applicatie. Het is dan niet altijd eenvoudig te herkennen wie voor welke programma’s licentieplichtig is.

In de praktijk komen we nog al eens tegen dat er te weinig aandacht is besteed aan de vele varianten, mogelijkheden en mogelijke obstakels, die het gebruik van software met zich mee kan brengen. Denk maar eens aan gevallen waarbij personeel de software van de zaak via een (privé- of gezamenlijke) smartphone benadert. Dan kan het zomaar zijn dat ook dat gebruik onder een gebruikslicentie valt.

Wie is verantwoordelijk?

Als de BSA onvolkomenheden vaststelt, begint de discussie vaak vervelend te worden. De BSA en haar leden – verkopers van software – gaan er vrijwel altijd vanuit dat in dat geval de eindgebruiker van software betaalt, tenzij heel duidelijk anders is voorzien in de licentieovereenkomst. Maar in de meeste gevallen is de eigenaar van de franchisewinkel aansprakelijk.

Franchisenemers denken ook vaak ten onrechte dat de verantwoordelijkheid voor de juiste licenties bij de moederorganisatie ligt; vaak is dat echter niet het geval. In principe staan die afspraken los van de eisen die een softwareleverancier stelt. Ook het verweer dat de servicepartij – meestal een reseller – die deze licenties leverde, meldde dat alles in orde was, voldoet niet. Franchisenemers moeten zich er dus bewust van zijn, dat zij in principe zelf verantwoording dragen voor het gebruik van software in hun onderneming.

Ook bij echte dochterondernemingen moet het gebruik van software die door verschillende mensen gedeeld wordt – bijvoorbeeld bij een shared servicecentrum –, voldoen aan specifieke licenties. Kortom: beheerders én filiaalchefs moeten zich bij alle applicaties die ze gebruiken, afvragen of en hoe de rechten gedefinieerd zijn. Vooral als er sprake is van gecombineerd gebruik. Wie dat probleem wil voorkomen, kan kiezen voor SaaS-gebruik van de applicaties zoals Microsoft die levert in Office 365.