Starre systemen en gebrekkige processen kosten bedrijven miljoenen in gemiste kansen

Uit de resultaten blijkt dat er aanzienlijke verschillen zijn tussen de gemiddelde en uitmuntende prestaties van bedrijven in de kernactiviteiten crediteurenadministratie, debiteurenadministratie, inkoop en ordermanagement. Deze verschillen, ook wel te duiden als execution gaps, kunnen bedrijven honderden miljoenen euro's aan gemiste kansen kosten.

De starre systemen en technologieën worden gezien als de grootste belemmering om op de volledige uitvoeringscapaciteit te presteren. De uitvoeringscapaciteit van een bedrijf is het maximale prestatieniveau dat een bedrijf kan bereiken met de beschikbare tijd en middelen. De respondenten noemden tevens inefficiënte processen in de top 3 belemmeringen. De hoofdoorzaken van het belemmeren van de uitvoeringscapaciteit verschillen per kernactiviteit en worden als volgt beoordeeld in het onderzoek:

• Crediteurenadministratie: Starre systemen en technologieën (41%), inefficiënte processen (39%) en organisatorische silo’s (37%).
• Debiteurenadministratie: Starre systemen en technologieën (42%), gefragmenteerd datalandschap (40%) en inefficiënte processen (40%).
• Inkoop: Gebrek aan ondersteuning door leidinggevenden (41%), gefragmenteerd datalandschap (41%) en inefficiënte processen (39%).
• Ordermanagement: Gebrek aan flexibele logistieke netwerken (46%), gebrek aan inzicht in processen (42%) en gebrek aan inzicht in prestaties van leveranciers (41%).

“Je kunt een bedrijf in de huidige digitale wereld niet runnen op verouderde transactionele systemen”, stelt Alex Rinke, co-CEO en mede-oprichter van Celonis. “De beloften van digitalisering schieten tekort omdat de kern van transactionele systemen, waar bedrijven al jaren op vertrouwen, vaak on-premise, rigide en gefragmenteerd zijn en dus innovatie in de weg staan. Juist data en intelligentie zijn nodig om de kernprocessen op een optimale wijze uit te voeren.”

Het (onzichtbare) probleem van de uitvoeringscapaciteit

Ondanks enorme digitale investeringen om bedrijfsvoering te transformeren, blijven bedrijven kampen met kostbare belemmeringen in de uitvoering. Door deze problemen te identificeren en op te lossen, ontstaat de kans om de optimale uitvoeringscapaciteit te bereiken. De belangrijkste verschillen in de uitvoeringscapaciteit werden tevens door het onderzoek blootgelegd. Deze execution gaps laten zien waar bedrijven geld verliezen, laten liggen of juist kunnen winnen. De belangrijkste verschillen die naar voren komen zijn onder meer:

• Crediteurenadministratie: Bij gemiddelde bedrijven wordt slechts 50% van de rekeningen op tijd betaald, bij de best presterende bedrijven ligt dit percentage op 77%. Het verwerken van een enkele factuur kost gemiddeld 14,32 euro, terwijl de best presterende bedrijven deze kosten met meer dan helft hebben teruggebracht tot 5,62 euro.
• Debiteurenadministratie: De gemiddelde betalingsachterstand op facturen is 30 dagen. Bij de beste bedrijven ligt de gemiddelde betalingsachterstand op slechts 8 dagen. Het gemiddelde bedrijf scoort een incasso-effectitiveitsindex van 57%, vergeleken met een score van 83% voor de beste bedrijven.
• Inkoop: Slechts 54% van de leveringen komen op tijd aan, terwijl dit bij de best presterende bedrijven een on-time delivery rate van 83% kennen. Eén enkele inkooporder kost 12,33 euro voor een gemiddeld bedrijf, meer dan 10 keer de kosten voor de meest efficiënte bedrijven, die slechts 1,11 euro per inkooporder uitgeven.
• Ordermanagement: De verwerking van één enkele verkooporder kost voor het gemiddelde bedrijf 24,10 euro, ongeveer drie keer zoveel als voor de best presterende bedrijven (8,17 euro). Iets meer dan de helft (56%) van de orders van het gemiddelde bedrijf is contactloos, terwijl de leidende bedrijven een contactloos orderpercentage halen van 80%.

Financiële kansen

De financiële voordelen van het oplossen van uitvoeringsproblemen kunnen aanzienlijk zijn: het onderzoek laat zien dat er bij een gemiddeld bedrijf voor maar liefst 466 miljoen euro aan werkkapitaal kan vrijkomen en 86 miljoen euro aan daadwerkelijke kostenbesparingen. Deze financiële impact is gebaseerd op een analyse van een bedrijf met een gemiddelde omzet van ruim 4 miljard euro, een gemiddelde orderprijs van 1.233 euro, 3,3 miljoen verkooporders, 3 miljoen inkooporders en een totaal aan leveranciersuitgaven van 1,97 miljard euro.