Stress van je werkmail: het komt steeds vaker voor

De Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) deed onderzoek naar het gebruik van de mailbox. Wat blijkt? Eenderde van het Nederlandse kantoorpersoneel geeft aan dat e-mailstroom bij hen tot stress leidt. 

De hoeveelheid stress neemt toe naarmate men meer tijd kwijt is aan het beantwoorden van e-mail. Ruim de helft van de ondervraagden die er dagelijks twee uur of meer aan besteedt, geeft te kennen dat dit tot stress leidt en 11 procent ervaart zelfs veel stress. 

Ook werd onderzocht hoeveel tijd men kwijt is aan het beantwoorden en verwerken van het e-mailverkeer. Bijna 40 procent is er één tot twee uur per dag mee bezig en een vijfde is maar liefst een kwart van de werkdag kwijt aan e-mailen. Leidinggevenden zijn meer tijd dan gemiddeld kwijt aan de e-mailstroom. Een kwart ontvangt er per dag 50-100.

Slimmer met mail in strijd tegen stress

Maar liefst 42 procent van de Nederlandse werknemers vindt dat de dagelijkse mailstroom afleidt van de dagelijkse, eigenlijke taken. Anke Algera, voorzitter van de NBPO maakt zich dan ook zorgen: 'Wij vinden het signaal dat zoveel mensen stress ondervinden door de hoeveelheid e-mails zorgwekkend. Veel mensen werken reactief in plaats van proactief en dat kost meer energie. Als je werkstress wilt reduceren is het belangrijk de koppeling tussen eigen gedrag en werkstress te wijzigen. Daarnaast kan het Nederlandse bedrijfsleven veel kostbare werkuren uitsparen door werknemers te adviseren slimmer met het mailverkeer om te gaan.'
 
Als voorbeeld noemt ze de e-mailmeldingen. Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze continu aanstaan en dat leidt veel te veel af. 'Verwerk de mailbox dagelijks op vaste momenten. Uit ons onderzoek blijkt dat 59 procent van de ondervraagden geen gebruik maakt van deze optie. En dat terwijl het veel tijd kan besparen en het de kwaliteit van het werk verhoogt doordat je concentratie niet steeds verstoord wordt.'

Andere communicatietools

Ruim de helft van de ondervraagden vindt dat werkgevers onvoldoende alternatieve platformen als Slack en Yammer aanreiken om de e-mailstroom te laten slinken. En dat is niet onbelangrijk, zeker niet omdat uit het onderzoek blijkt dat de jongere werknemer verwacht dat andere communicatietools de populariteit van e-mail gaan inhalen. 

Een kwart ontvangt en leest zakelijke e-mail op de smartphone die ze ook privé gebruiken, en checkt deze mail ook ’s avonds en in het weekend. Een vijfde van deze respondenten ervaart dit als belastend.