Vijf tips voor efficiënt vergaderen

Alleen als het écht nodig is

Een vergadering kan al snel een gezellig bijkletsuurtje worden. Voor je het weet zit je met elkaar over vakanties te praten en weet je de uiteindelijke reden van de vergadering niet meer. Voorkom dit door alleen te vergaderen als het echt nodig is. Ga kritisch bij jezelf na of er belangrijke punten te bespreken zijn en zorg ervoor dat deze ook besproken worden.

Op tijd beginnen

Een collega te laat? Jammer dan, begin op de afgesproken tijd en stop ook wanneer de tijd voorbij is. Iemand die te laat komt kan voor irritaties zorgen, omdat de vergadering dan waarschijnlijk langer duurt. Wacht er dus niet op!

Bedenk wie je uitnodigt

Vaak wordt iedereen maar lukraak uitgenodigd, terwijl dit helemaal niet nodig is. Bedenk wie er echt bij de vergadering moet zijn en wie ook een nuttige bijdrage kan leveren. Je kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld werknemers het ene agendapunt niet en het andere wel de vergadering bij te laten wonen. Zo is die ene collega er wel bij als zijn zaken besproken worden en kan hij daarna weer aan het werk.

Agenda sturen

Mensen die voorbereid zijn, kunnen vaak een betere bijdrage leveren. Stuur vóór de vergadering (bijvoorbeeld een dag of een aantal uren) een agenda rond met de punten die besproken worden. Zo weten alle deelnemers wat er besproken wordt en kunnen ze zich voorbereiden. De kans is groot dat de vergadering nu beter verloopt!

Kies een gespreksleider

Een gespreksleider kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat niet van het onderwerp wordt afgedwaald. Zo voorkom je dat het uiteindelijk gaat over de leuke dingen die iedereen in het weekend gepland heeft. Ook kan een gespreksleider eventuele conflicten sussen en voorkomen dat mensen door elkaar praten.