Gastcolumn: Vijf juridische bouwstenen voor je startup

1. Bescherm je startup

Aan de basis van iedere startup ligt een goed idee. Helaas biedt de wet geen mogelijkheid om een idee als zodanig te beschermen. Wel kun je in een i-depot bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom vastleggen dat jij een bepaald idee hebt. Dit biedt een stok achter de deur als jij jouw idee met anderen gaat delen. Let ook op het auteursrecht. Auteursrecht ontstaat automatisch; hiervoor is geen aparte registratie nodig. Bijvoorbeeld tekst, foto’s, software en design komen voor auteursrechtbescherming in aanmerking. Auteursrechten komen toe aan de maker van het werk. Dit betekent dat het zonder toestemming van de maker niet is toegestaan om de desbetreffende tekst, foto, software of design te gebruiken.

Ga jij met jouw startup software of content creëren, zorg er dan voor dat een ander dit niet zonder jouw toestemming gaat gebruiken. Huurt jouw startup mensen in om dit voor je te ontwikkelen, zorg er dan voor dat zij de auteursrechten aan jouw startup overdragen of jou een exclusieve licentie verstrekken. Daarmee voorkom je dat er straks iemand anders met design, software of content vandoor gaat die in jouw opdracht (en voor jouw rekening) is gemaakt.   

Bescherm ook de naam van jouw startup goed. Wanneer je jouw naam in het handelsverkeer gaat gebruiken, ontstaat er een handelsnaamrecht. Ook hiervoor is geen aparte registratie vereist. Wil je optimaal kunnen optreden tegen anderen die jouw naam of een vergelijkbare naam gebruiken, overweeg dan om een merknaam te deponeren.

2. Kies een passende ondernemingsvorm

Ook een geschikte ondernemingsvorm is van belang. Bij de keuze voor een ondernemingsvorm spelen onder meer oprichtingskosten, aansprakelijkheid en eventuele fiscale voor- en nadelen een rol. Veel ondernemers die voor het eerst een onderneming starten kiezen voor een eenmanszaak. Anders dan de naam doet vermoeden kan een eenmanszaak meerdere personeelsleden hebben. Een voordeel aan de eenmanszaak is dat het eenvoudig is om deze op te richten. Een mogelijk nadeel is dat je in je privévermogen aansprakelijk kan worden gesteld. Als je met meerdere personen een startup begint, kun je overwegen een vennootschap onder firma (vof) op te richten. Ook dit is zeer eenvoudig en zijn hier geen vormvereisten aan verbonden. Wel is het opstellen van een vof-contract zeer aan te raden. Net als bij de eenmanszaak ben je als vennoot in een vof in je privévermogen volledig aansprakelijk.

Een andere veel gekozen rechtsvorm is de besloten vennootschap (bv). Sinds oktober 2012 is het een stuk eenvoudiger geworden om een bv op te richten, omdat het niet langer vereist is om een startkapitaal te storten. Wel is het oprichten en besturen van een bv administratief ingewikkelder dan bij een eenmanszaak of vof.

Een bv heeft als belangrijk voordeel dat deze in beginsel zelf aansprakelijk is voor de nakoming van de verplichtingen, en dus niet jouw privévermogen. Fiscaal kan een bv voor een startup weer minder interessant zijn. Laat je dus goed voorlichten en kies een rechtsvorm die bij je past.

3. Maak gebruik van flexibel personeel

Het arbeidsrecht is met ingang van dit jaar flink veranderd. Onder meer op het gebied van  flexibel personeel zijn nieuwe regels van kracht. Sinds 1 juli 2015 geldt dat bij meerdere arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd die elkaar opvolgen en samen een periode van twee jaar overschrijden, het laatste contract automatisch geldt als een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Ook is het niet langer toegestaan om een proeftijd op te nemen in arbeidsovereenkomsten van zes maanden of korter. En wil je een concurrentiebeding opnemen in een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, dan kan dit alleen indien je hier een zwaarwichtig belang bij hebt.

Indien een arbeidsovereenkomst ten minste twee jaar heeft geduurd en deze op initiatief van jou als werkgever komt te eindigen, ben je een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte van de transitievergoeding is afhankelijk van de duur van het dienstverband. Hoe langer de arbeidsovereenkomst heeft geduurd, hoe hoger de transitievergoeding.

Indien je als startup optimaal gebruik wil maken van flexibel personeel is het interessant om opvolgende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd af te sluiten voor respectievelijk 7 + 8 + 8 maanden. Deze constructie zorgt er namelijk voor dat er wel een proeftijd kan worden bedongen, maar dat bij afloop van de laatste arbeidsovereenkomst geen transitievergoeding hoeft te worden betaald.

4. Huur flexibel

Als jouw startup een bedrijfsruimte gaat huren, wil je flexibel zijn. Het is daarom belangrijk om enige kennis te hebben over het huurrecht. De wet maakt onderscheid tussen ‘middenstandsbedrijfsruimte’ en ‘overige bedrijfsruimte’. In welke categorie jij valt, hangt er vanaf waar je de bedrijfsruimte voor gaat gebruiken. Een middenstandbedrijfsruimte is voor het publiek toegankelijk en levert het product of de dienst direct aan de bezoeker, zoals winkels, bloemenkramen en cafés. Onder overige bedrijfsruimten wordt de bedrijfsruimte verstaan die geen voor het publiek toegankelijk deel heeft, zoals kantoren, showrooms en makelaars.

Ga je een winkel starten (middenstandsbedrijfsruimte), sluit dan een huurovereenkomst voor maximaal twee jaar. Een langere huurtermijn geldt wettelijk namelijk automatisch als een huurovereenkomst voor vijf jaar, ongeacht wat je hebt afgesproken! Een goed alternatief voor startups die niet gebonden willen zijn aan een langdurige huurovereenkomst, is een gebruiksovereenkomst. Je hebt dan geen huurbescherming, maar je betaalt de eigenaar van het pand alleen een (lage) gebruiksvergoeding. Voor de eigenaar kan dit interessant zijn, omdat hij geen kosten heeft aan leegstand en met jouw startup in zijn pand een goed visitekaartje heeft in de zoektocht naar een nieuwe huurder. Er zijn veel leegstandbeheerders die startups en gebouweigenaren met elkaar in contact brengen.

5. Leg jouw algemene voorwaarden vast

Tot slot is het van groot belang dat je een goede set algemene voorwaarden hanteert. In de praktijk gaat dit vaak mis. Het opstellen van algemene voorwaarden staat meestal niet hoog op de agenda en het is daarnaast verleidelijk om algemene voorwaarden van een vergelijkbare onderneming ‘te lenen’ door deze met enig knip- en plakwerk samen te stellen. Dit is alleen niet verstandig. In algemene voorwaarden leg je alle voorwaarden neer op basis waarvan jouw startup zaken doet. Denk onder meer aan regels omtrent betalingsvoorwaarden en aansprakelijkheid. Vaak geldt ‘less is more’. Je hoeft geen paginalange voorwaarden te hanteren om er je voordeel mee te doen. Belangrijker is dat de voorwaarden die je hanteert goed aansluiten op jouw startup en de branche waarin jij werkzaam bent.

Bedenk welke voorwaarden jij wilt hanteren en maak daarin bewuste keuzes. Niets is zo vervelend als een zakenpartner die een beroep doet op voorwaarden waarvan je niet eens wist dat je deze had, met name wanneer deze helemaal niet handig blijken te zijn. Beschik je eenmaal over goede algemene voorwaarden, zorg er dan voor dat je de andere partij tijdig wijst op jouw algemene voorwaarden. Anders zijn ze mogelijk niet van toepassing. Afhankelijk van de vraag of je zaken doet met consumenten of professionele partijen, online of in een fysieke winkel, gelden hiervoor verschillende regels. Weet welke regels op jouw startup van toepassing zijn en houd je daaraan. Zo voorkom je vervelenede verrassingen achteraf.