Zakelijk communiceren met 3CX: versie 15.5 met veel uitgebreide functionaliteiten

Steeds vaker zien we bedrijven die geheel via het internet met de totaaloplossing van 3CX al hun zakelijke comunicatie (bellen, e-mailen, chatten, videovergaderen) regelen. Zo’n geïntegreerde oplossing noemen we unified communications en 3CX is hiervan een bekende aanbieder, van wie we in dit artikel de laatste versie van hun communicatiepakket bespreken.

3CX biedt een complete unified communications-oplossing met mogelijkheden voor webconferenties, aanwezigheid, softphones, smartphoneclients en meer. De oplossing van 3CX is geschikt voor populaire IP-telefoons en SIP-trunks, zowel in de cloud als on-premise. Bij 3CX bepaal je zelf welke SIP-trunks of IP-telefoons je wilt gebruiken. De installatie is eenvoudig: Met PBX Express kun je 3CX heel gemakkelijk deployen in de cloud. Daarnaast biedt 3CX een handige wizard voor lokale installatie. Op verzoek van gebruikers heeft 3CX ook Microsoft Azure toegevoegd aan ondersteunende hosters in de cloud.

Professioneel

Het 3CX Phone System heeft inmiddels versie 15.5. De installatie gaat snel en vlot omdat de software al is voorgeconfigureerd voor de meest gangbare toestellen. Dat betekent dat iedere ondernemer direct gebruik kan maken van het systeem, zonder dat hier specifiek technische kennis voor nodig is. Dit is geen probleem, want met Android- en iOS-apps en een desktopclient voorziet 3CX ook hierin. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van één nummer, wat wel zo professioneel staat. 

Doordat het systeem gebruik maakt van SIP-trunking worden gesprekken over IP getransporteerd, wat de belkosten aanzienlijk drukt. Bovendien zijn gesprekken tussen medewerkers gratis. Het systeem kent ook ondersteuning voor Google Firebase PUSH, wat verplicht is voor nieuwere Android-smartphones. Met de nieuwe component ‘Record and E-mail’ kun je een geluidsopname van het gesprek maken en deze als bijlage in een e-mailbericht versturen. 

Het is ook mogelijk voicemailberichten om te zetten in tekst en die te ontvangen via e-mail. In zowel de apps voor Android als iOS heeft 3CX de nodige verbeteringen doorgevoerd. Met de Android-app is het mogelijk om oproepen te laten doorsturen naar ‘bestemming bezet’ tijdens een normale mobiele oproep. Met push-functionaliteit is het nu mogelijk om oproepen te beantwoorden vanaf een vergrendeld scherm. Met de iOS-app is het daarnaast mogelijk om deelnemers aan een geplande conferentie via e-mail uit te nodigen.

Beheer

De software is provideronafhankelijk en daarom gemakkelijk te integreren in elke IT-infrastructuur, wel zo prettig. 3CX noemt de configuratie an de PBX en de clients zelf plug-and-play, en daar is weinig van gelogen. Iedereen kan bij wijze van spreken het systeem afnemen en instellen. Beheer van het systeem en alle clients kan op afstand, ook het pushen van firmwareupdates en het installeren van nieuwe software.  Mochten er eventueel problemen ontstaan, dan kun je met één druk op de knop de event- en activiteitenlog bekijken. 

3CX ondersteunt praktisch elk systeem dankzij een flexibel implementatiebeleid. Dit betekent dat ook kleine organisaties zonder een eigen aparte server het systeem kunnen installeren, beheren en gebruiken op bijvoorbeeld een mini-PC. PBX Express is een tool waarmee organisaties heel gemakkelijk 3CX kunnen deployen in de cloud.

Intuïtief

Direct na de installatie valt op hoe prettig de interface van de clients eruit ziet. Deze is redelijk uniform, dus schakelen van de desktopclient naar de smartphoneclient gaat gemakkelijk. Via het systeem kun je uiteraard bellen en gesprekken aannemen, maar het werkt tegelijkertijd als communicator in je organisatie. Zo kun je in één oogopslag zien wie er wel en niet aanwezig is in je organisatie en of je collega's al dan niet bezet zijn. 3CX heeft het systeem redelijk open gehouden, waardoor het gemakkelijk integreert met Office 365, Google Contacts, Salesforce en Exact. 

Over CRM-systemen gesproken: het 3CX PhoneSystem houdt rapportages bij over inkomende en uitgaande gesprekken, wat uiteraard weer vastgelegd kan worden in het CRM-pakket dat je gebruikt. Dat geeft je dus direct inzicht in de activiteiten van zowel medewerkers als klanten, mits je een dergelijk CRM-pakket gebruikt. Als je Google Chrome gebruikt kun je bovendien de 3CX Click2Call-extensie installeren. Je belt dan met één klik vanaf je CRM-systeem of Office 365 zonder hier extra plug-ins voor te moeten installeren. Ook kun je hiermee direct een nummer op een webpagina bellen.

Conferencing voor iedereen

Naast aanwezigheid van collega's en IP-telefonie biedt 3CX je ook videoconferencing. Dit gebeurt via Google's WebRTC-standaard en werkt erg prettig. Er is ook geen client voor nodig, wat betekent dat gebruikers direct kunnen deelnemen aan een vergadering zonder dat hier extra software voor nodig is. Wat ons betreft steekt 3CX hiermee de concurrentie echt naar de kroon en kunnen we, hoe gek het ook klinkt, écht spreken van een unified communicationssysteem. Bovendien biedt het bedrijven ook de mogelijkheid om hun services uit te breiden naar hun klanten toe. 

Denk je bijvoorbeeld in dat je via videoconferencing en screencasting direct technische support kan leveren zonder het gesprek te moeten gekregen, zoals draadloos presenteren via een USB-presenter, automatisch opnieuw verbinden met de vergaderingen en chatbeheer.

Een eigen call flow

Waar we ook onder de indruk van waren is de call flow-designer die 3CX gratis beschikbaar stelt voor haar gebruikers. Deze applicatie stelt je in staat om snel en gemakkelijk een compleet geautomatiseerde flow voorgesprekken te maken. Komt er een gesprek binnen, dan houdt de door jou gecreëerde flowchart het nummer tegen een database aan. Op basis hiervan wordt vervolgens bepaald wat er moet gebeuren en hoe het gesprek gerouteerd moet worden. 

Dat is interessant, want zo kun je simpele tot zeer complexe flowstructuren maken waardoor je geen omkijken hebt naar binnenkomende gesprekken en deze altijd terecht komen bij de personen waarvoor deze bedoeld zijn. Zonder dat je hoeft te programmeren of scripts moet aanmaken, creëer je in een handomdraai een flowchart. Dit gebeurt allemaal visueel binnen een makkelijk te gebruiken drag and drop-interface. Voor je het weet heb je routeringen gemaakt die je taken uit handen nemen die ook geautomatiseerd kunnen worden. Neem bijvoorbeeld automatisch gesprekken op die vervolgens ergens op het netwerk worden opgeslagen. Of maak gespecificeerde logs voor binnenkomende en uitgaande gesprekken aan, in feite zet je met een flowchart het hele systeem naar jouw hand.

Rotsvaste security

3CX heeft diverse securityfeatures ingebouwd. Bij gesprekken is SRTP-encryptie mogelijk en bij gesprekken en webconferenties naar 3CX-client is ook encryptie via SBC mogelijk. Ook in het configureren en het managen van het systeem gaat er veel aandacht uit naar security, met een veilige verbinding voor webconfiguratie en detectie en automatische blacklisting van SIP-tools die gebruikt worden om aanvallen op netwerken uit te voeren.

Conclusie

3CX is zonder twijfel het meest complete unified communicationssysteem wat vandaag de dag voor ondernemers op de markt verkrijgbaar is. Met de oplossing van 3CX kun je onder meer bellen, e-mailen, chatten en videovergaderingen voeren. Vooral handig zijn de te maken koppelingen met bekende CRM-systemen. Het aantal functionaliteiten van 3CX is enorm zonder overweldigend te zijn, gebruik en installatie is snel en intuïtief en ook het beheer van 3CX gaat vlekkeloos. Kortom, een aanrader voor elk bedrijf dat via de cloud op een goede en betrouwbare manier wil communiceren.